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Instandhaltungsrücklage: Finanzieller Puffer für Vermieter

Autor: FinanceScout24 - Zuletzt aktualisiert am 15.09.2016

Vermieter bilden mit der Instandhaltungsrücklage einen finanziellen Puffer. Und der ist für Neubauten genauso wichtig wie für ältere Häuser, denn kleine Schäden und große Notfallreparaturen belasten das Konto von Eigentümern immer wieder. Wie hoch die Reserve sein sollte, hängt immer von der jeweiligen Immobilie ab. Eine grobe Orientierung bietet jedoch eine Formel, über die die Höhe Instandhaltungsrücklage berechnet werden kann.

Die Instandhaltungsrücklage ist ein Kapitalpuffer für Reparaturen und Modernisierungsmaßnahmen an Immobilien. Sie fragen sich, warum die Instandhaltungsrücklage wichtig ist? Sie schützen sich damit vor Notfällen und erhalten den Wert Ihrer Immobilie. Rechtlich festgehalten ist der Aufbau dieser Reserve im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) § 21 Abs. 5 (4) – dort ist von einer „angemessenen Instandhaltungsrückstellung“ die Rede.

Aber zum Wesentlichen: Die Ansammlung des benötigten Kapitals wird auf der Wohnungseigentümerversammlung beschlossen. Durch einen Mehrheitsbeschluss werden Höhe und Anlageform festgelegt – über beides erfahren Sie im Verlauf dieses Ratgebers noch mehr.

Was erwartet Sie als Eigentümer?

Sie zahlen in der Regel einmal pro Monat eine festgelegte Summe ein. Um das Konto kümmert sich der Verwalter der Immobilie, es läuft allerdings auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft.

Theoretisch kann die Gemeinschaft auf die Rückstellung verzichten – die Sparregelung schafft allerdings finanzielle Sicherheit und ist in jedem Fall sinnvoll. Argumente, die für die Instandhaltungsrücklage sprechen, sind beispielsweise:

  • Regelmäßige monatliche Abgaben belasten weniger als eine große einmalige Zahlung.
  • Teure Folgeschäden werden vermieden, denn durch den Puffer ist stets ausreichend Geld zur Behebung kleiner Schäden vorhanden.
  • Sofern die Rücklage regelmäßig genutzt wird, ist die Immobilie für Neukäufer viel attraktiver ‑ denn sie müssen Modernisierungen und Reparaturen nicht nachträglich übernehmen.

Tipp:Wichtig für den Vermieter

Eigentümer erhalten mit der Instandhaltungsrücklage den Wert ihrer Immobilie – und damit ihr Vermögen.

Beispiel: Im Sommer wurde das Dach einer Immobilie undicht. Zunächst entstand nur ein kleiner Schaden. Weil aber kein Geld für eine unverzügliche Reparatur zur Verfügung stand, verschlimmerte sich die Lage. Regenwasser sickerte immer weiter ein und schließlich, begann es nach einigen Wochen zu schimmeln. Hätte die Eigentümerversammlung sofort gehandelt, wäre es deutlich günstiger geworden.

Einzelne Mitglieder einer Eigentümergemeinschaft können auf die Bildung einer Instandhaltungsrücklage bestehen. Mit dem WEG im Rücken kann eine entsprechende Sparmaßnahme zur Not auch einklagt werden.

Übrigens: Im Gesetz ist von der Instandhaltungsrückstellung die Rede. In der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes (BGH) und des Bundesfinanzhofes (BFH) heißt es in aktuellen Entscheidungen aber stets Instandhaltungsrücklage. Die Begriffe bedeuten demnach dasselbe.

Zweckbindung der Instandhaltungsrücklage

Mit der Instandhaltungsrücklage dürfen ausschließlich Instandsetzungsmaßnahmen und Instandhaltungsmaßnahmen des gemeinschaftlichen Eigentums bezahlt werden. Daher ist es nicht zulässig, wenn Eigentümer das Geld nutzen, um eine einzelne Wohnung im Haus zu renovieren. Denn einem solchen Fall ist nur ein Besitzer Nutznießer und nicht die Gemeinschaft.

Unter den Begriff „Instandsetzung“ fallen Reparaturen von Fehlern und Schäden zum Beispiel in den Wohnungen der Mieter. Was oft vergessen wird: Auch Keller, Dachboden und Treppenhaus einschließlich eines gegebenenfalls vorhanden Fahrstuhl – müssen in einen gebrauchsfähigen Zustand versetzt werden.

Sogenannte Kleinstreparaturen werden mit dem gesparten Geld nicht beglichen.

Gut zu wissen:Verbrauchereinmaleins für kleine Schäden

Kleinstreparaturen bezahlen Mieter aus der eigenen Tasche, sofern die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Die Einzelreparatur kostet nur maximal 75 Euro.
    Beispiel: Bei Herrn Müller in der zweiten Etage ist ein Fenstergriff kaputt, der Eigentümer ruft einen Profi zur Hilfe. Nimmt der Handwerker für seine Dienste insgesamt nur 50 Euro, zahlt Herr Müller die Rechnung selbst. Wird die Kostengrenze von 75 Euro überschritten, begleicht der Vermieter alleine die Rechnung – ein entsprechendes Urteil hat das Oberlandesgericht Düsseldorf (Az. 24 U 183/01) gefällt.
  • Pro Jahr müssen Mieter nicht mehr acht Prozent der Jahresmiete für kleine Reparaturen selbst zahlen.
    Beispiel: Herr Müller zahlt für seine Wohnung monatlich 600 Euro Miete, also insgesamt 7.200 Euro im Jahr. Das heißt, er braucht jährlich nicht mehr als 576 Euro für kleine Reparaturen und Instandsetzungen in seiner Wohnung zu übernehmen.

Aber: Verursacht Herr Müller einen Schaden, zahlt er die Rechnung selbst.

Der Vermieter kann außerdem eine Klausel zur Reparatur der Wohnungseinrichtung in den Mietvertrag aufnehmen. Laut Stiftung Warentest muss der Mieter in solch einem Fall die Reparaturkosten beispielsweise für Türklinken, Wasserhähne und Lichtschalter abgelten. Juristen sprechen von Gegenständen, auf die der Mieter einen häufigen Zugriff hat.

Mehr zum Thema erfahren Sie auch im Ratgeber zum Mieter- und Vermieterrechtsschutz.

Neben den oben genannten „Instandsetzungen“, darf die Rücklage auch für „Instandhaltungsmaßnahmen“ ausgegeben werden. Das sind Schritte, die der Sicherung des funktionsfähigen Zustandes des Eigentums dienen. Beispielsweise Modernisierungen wie:

  • Renovierung der Fassade
  • Fassadendämmung
  • Erneuerung des Daches

Tipp:Nachrüstpflichten für Neubauten

Obwohl in der Energieeinsparverordnung (EnEV) größtenteils Modernisierungsrichtlinien für Neubauten aufgeführt sind, finden Sie dort auch Nachrüstpflichten für ältere Gebäude – und diese Verbesserungen können mit der Rückstellung bezahlt werden.

Berechnung der Instandhaltungsrücklage

Der Gesetzgeber gibt keinen Wert für die Instandhaltungsrücklage an, im WEG ist, wie oben bereits angemerkt, von einer „angemessenen“ Summe die Rede. Diese etwas schwammige Formulierung hat ihre Gründe: Es ist unmöglich einen pauschalen Wert festzusetzen, der allen Immobilien gerecht wird.

So dürfte beispielsweise für ein über hundert Jahre altes, denkmalgeschütztes Haus ein deutlich höherer Betrag angemessen sein als für einen modernen Neubau. Damit die Rückstellung ausreicht, muss Sie für jede einzelne Immobilie individuell berechnet werden.

Handfeste Werte zur Orientierung bietet Ihnen die sogenannte Peterssche Formel, mit der Sie die jährliche und monatliche Rücklage für ältere Gebäude einschätzen können:

  1. Zunächst müssen Sie die Kosten für die Herstellung kennen – definiert ist die Größe im HGB § 255 Absatz 2.
  2. Diese Aufwände multiplizieren Sie mit Faktor 1,5 – ein Wert, der mithilfe statistischer Daten entwickelt wurde.
  3. Nun dividieren Sie durch 80 Jahre – heißt: In 80 Jahren fällt ca. das 1,5-Fache der Herstellungskosten je m² an.

Die Berechnung ist also: Herstellungskosten x 1,5 / 80 = jährliche Instandhaltungskosten (pro m²)

Bis zu 70 Prozent dieser Kosten entfallen üblicherweise auf das gemeinschaftliche Eigentum wie Dach, Fassade, Treppenhaus, der Rest auf die reinen Wohnflächen. Das bedeutet, Sie errechnen im nächsten Schritt die Instandhaltungsrücklage pro Jahr pro Quadratmeter Wohnfläche.

Schließlich errechnen Sie daraus die Höhe Instandhaltungsrücklage für die Gesamtwohnfläche pro Jahr – indem Sie den zuletzt errechneten Wert damit multiplizieren.

(Jährliche Instandhaltungskosten pro m2 × 70) / 100 = Jährliche Instandhaltungsrücklage pro m2 Wohnfläche

Gehen wir von einem ganz konkreten Fall aus, um die Rechnung zu erläutern:

  • Für die Beispielimmobilie sind 2.000 Euro Herstellungskosten pro Quadratmeter angegeben
  • Das Objekt ist 500 Quadratmeter groß
  • Die potenziellen Instandhaltungskosten pro Jahr pro Quadratmeter belaufen sich auf 37,50 Euro (2.000 Euro × 1,5 / 80)
  • Die Instandhaltungsrücklage pro Jahr pro Quadratmeter Wohnfläche liegt bei 26,25 Euro (37,50 Euro × 70 / 100)
  • Die Instandhaltungsrücklage für die Gesamtwohnfläche sollte pro Jahr 13.125 Euro (26,25 × 5.000) betragen

Allerdings sollten Sie der Petersschen Formel nicht blind vertrauen, denn es gibt in Deutschland regionale Preisunterschiede – unter Umständen ist der Faktor 1,5 pro Quadratmeter zu niedrig veranschlagt. Vielmehr schaffen Sie mit der Rechnung einen groben Rahmen, der durch weitere Daten erweitert werden sollte.

Experten empfehlen, die Peterssche Formel nur bei älteren Immobilien anzuwenden. Bei neueren Wohnhäusern empfiehlt der Fachverband für Wohnungseigentumsverwalter die Faustregel, dass die jährliche Zuweisung zur Instandhaltungsrücklage zwischen 0,8 und 1,0 Prozent des Kaufpreises nach Fertigstellung entsprechen sollte.

Gut zu wissen:Wohin mit dem Geld?

Die Eigentümerversammlung darf entscheiden, in welcher Form die Instandhaltungsrücklage angelegt werden soll. Allerdings muss das im Geld Fall der Fälle schnell verfügbar sein, in der Praxis bieten sich daher Tagesgeldkonten an. Theoretisch kann die die Rücklage auch auf einem Girokonto geparkt werden, die Zinskonditionen sind hier jedoch sehr unattraktiv.

Instandhaltungsrücklage im Kaufpreis

Nehmen wir an, Sie stehen vor dem Kauf einer Immobilie. Bereits jetzt ist die Instandhaltungsrücklage für Sie relevant, denn der Wert muss in Ihrem Finanzierungsplan berücksichtigt sein. Und zwar aus diesen Gründen:

  • Ihr Immobilienkredit muss höher angesetzt sein, wenn Sie die erste Rate der Rückstellung damit begleichen wollen.
  • In der Tilgungsphase Ihres Kredits müssen Sie nicht nur monatlich Zinsen zahlen, sondern zur gleichen Zeit auch in die Rücklage einzahlen – Ihr monatliches Budget sollte also ausreichend hoch sein.

Makler setzen bei Neubauten oder renovierten Immobilien die Instandhaltungsrücklage nicht selten viel zu niedrig an und drücken so den Kaufpreis. Daher unser Tipp: Rechnen Sie den finanziellen Puffer immer selber nach. 

Absetzbarkeit der Instandhaltungsrücklage

Eigentümer können die Instandhaltungsrücklage als Werbungskosten absetzten, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Der Besitzer vermietet die Wohnung beziehungsweise die Wohnungen, für die eine Rückstellung fällig wird.
  • Das Geld wird für Erhaltungsmaßnahmen wie Reparaturen oder Modernisierungen verwendet.
  • Die Rücklage wird tatsächlich verwendet.

Die monatlichen Raten dürfen daher nicht einfach als Werbungskosten abgesetzt werden ‑ das Kapitel muss erst für Instandhaltungsmaßnahmen ausgegeben werden.

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