Allgemein werden Mahngebühren erst mit dem Erhalt der ersten Mahnung fällig. Ab diesem Zeitpunkt gerät der Schuldner in Verzug und er hat die Kosten zu tragen, die dann für den Gläubiger entstehen, damit seine offene Rechnung bezahlt wird. Der sogenannte „Verzugsschaden“ ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in Paragraph 286 geregelt.
Verzug ohne Mahnung möglich
Beachten Sie, dass ein Verzug auch ohne Mahnung eintreten kann. Dies ist immer dann der Fall, wenn ein besonderer Zahlungstermin in einem Vertrag oder laut Gesetz vereinbart wurde, zum Beispiel bei Mieten oder Löhnen.
Wurde ein Zahlungsdatum, wie beispielsweise in Mietverträgen, vereinbart, bis zu dem eine Forderung zu begleichen ist, ist eine Mahnung nicht nötig. Wird die Zahlung nicht pünktlich getätigt, befindet sich der Schuldner ab dem Tag, der auf den letzten Tag der Zahlungsfrist folgte, im Zahlungsverzug.
Mahngebühren: Tatsächlich entstandene Forderungen
Ein Gläubiger darf die Höhe seiner Mahngebühren nicht willkürlich festlegen. Die Kosten dürfen nur den tatsächlichen Kosten entsprechen, die ihm durch den Zahlungsverzug des Schuldners entstehen. In verschiedenen Gerichturteilen wurden Mahngebühren zwischen zwei und vier Euro als legitim definiert.
Eine gesetzlich vorgeschriebene Maximalhöhe gibt es jedoch nicht. Deshalb nutzen manche Unternehmen Mahngebühren, um mit dem Zahlungsverzug der Kunden den einen oder anderen Euro zu verdienen. Mittlerweile waren viele Verbraucher mit Klagen erfolgreich, weil zum Beispiel Mobilfunkanbieter oder Stromversorger Mahngebühren von über fünf Euro verlangt hatten.
Höhe der Mahngebühr richtet sich nach dem Aufwand
Verlangt ein Gläubiger mehr, als es üblich ist, muss er genau nachweisen, warum seine Mahngebühren über dem Durchschnitt liegen. Die Höhe der Mahngebühr richtet sich nämlich nach dem Aufwand. Hierzu zählen zusätzliche Ausgaben für Papier, Briefumschläge oder Porto.
Personalkosten oder Verwaltungsaufwand dürfen nicht in die Berechnung der Mahngebühren einfließen, da sie nicht exakt nachvollziehbar sind und zum allgemeinen Geschäftsbetrieb gehören. So könnte ein Unternehmen zum Beispiel Personalkosten für alle an der Mahnung beteiligten Mitarbeiter in Rechnung stellen, von den Mitarbeitern der Poststellung bis hin zur Chefetage. In diesem Fall würden die Mahnkosten unkontrollierbar werden und könnten schnell den eigentlichen Mahnbetrag überschreiten.
Steigende Mahnkosten bei zweiter / dritter Mahnung
Bei einer zweiten oder dritten Mahnung können die Kosten für die jeweilige Mahnung ansteigen, weil der Gläubiger dadurch nachweislich mehr Aufwand an Papier oder Porto hat.
Sobald Sie im Zahlungsverzug sind, können Gläubiger neben Mahngebühren auch Verzugszinsen geltend machen. Im Gegensatz zu den Mahngebühren sind die Verzugszinsen gesetzlich in Paragraph 288 des BGB geregelt. Sie dürfen 2016 zum Beispiel bei maximal 4,17 Prozent liegen.
Sofern es zweckmäßig und erforderlich ist, können Gläubiger ein Inkasso-Unternehmen beauftragen, das die offenen Rechnungen für sie eintreibt. In diesem Fall können Gläubiger von ihren Schuldner die Kosten für das Inkasso-Unternehmen verlangen. Wichtig ist dabei, dass die Inkasso-Kosten den Gebühren eines Rechtsanwalts entsprechen und sich nach der Höhe der offenen Rechnung richten.
Unterscheidung zum Säumniszuschlag
Wenn Sie bei privaten Gläubigern im Zahlungsverzug sind, besteht eine durchschnittliche Höhe zwischen zwei und vier Euro für Mahngebühren.
Bei Gebührenverzug gegenüber staatlichen oder öffentlich-rechtlichen Behörden gelten andere Maßstäbe. Hierbei handelt es sich nicht um Zahlungsverzug, sondern um Säumnis. Die sogenannten „Säumniszuschläge“ werden gesetzlich geregelt und können auch den tatsächlichen Mahnbetrag übersteigen, zum Beispiel bei gemahnten Steuerzahlungen. Für einen Verzug müssen Sie in diesem Fall auch keine gesonderte Mahnung erhalten.
Der Säumniszuschlag gilt als zusätzliche Abgabe, die im Fall einer verspäteten Zahlung von Gebühren, Beiträgen oder Steuern anfällt. Für Beiträge sowie Steuern entsteht der Säumniszuschlag kraft Gesetzes – und somit ohne Ermessensfreiheit auf Seiten der festsetzenden Behörde.
Mahngebühren kürzen bei Ungültigkeit
Wenn ein Unternehmen zu hohe Mahngebühren von Ihnen verlangt, können Sie sich wehren. Schreiben Sie das betreffende Unternehmen an und verweisen Sie auf verschiedene Gerichtsurteile zur empfohlenen Höhe von Mahnkosten.
Bitten Sie den Gläubiger darüber hinaus, Ihnen eine exakte Aufschlüsselung der Mahnpauschale zukommen zu lassen. In diesem Fall steht es Ihnen frei, die offene Rechnung erst einmal ohne Mahnkosten zu begleichen.
In einem weiteren Schritt werden Sie vermutlich eine Erinnerung an die offenen Mahnkosten erhalten, ohne dass ein gerichtliches Verfahren droht. Ist Ihre selbständige Kürzung gerechtfertigt, wird das Unternehmen auch keine weiteren Schritte einleiten.
Kürzung dem Gläubiger erläutern
Erläutern Sie dem Gläubiger schriftlich, warum Sie die Mahngebühren in der geforderten Höhe nicht bezahlen wollen. Auf diese Weise wird Ihre Kürzung nachvollziehbar.
Verbraucherzentrale als Vermittler
Wenn Sie das Gefühl haben, dass ein Unternehmen grundsätzlich zu hohe Mahngebühren fordert, können Sie sich auch an die Verbraucherzentrale wenden.
Zeitpunkt des Zahlungsverzugs
Ein Schuldner gerät mit seiner Zahlung in Verzug, sobald er die erste Mahnung von seinem Gläubiger erhalten hat. Diese Regelung gilt auch dann, wenn in einer Rechnung ein konkreter Zahlungstermin erstmalig genannt wird.
Automatisch im Verzug, wenn Zahlung vertraglich geregelt
Eine Ausnahme sind fest vereinbarte Zahlungen wie die Miete. In diesem Fall muss der Vermieter keine gesonderte Mahnung schicken, wenn der Mieter den offenen Betrag nicht bis zum vereinbarten Termin überwiesen hat.
Gleiches gilt auch für Steuern oder andere vertraglich festgelegte Zahlungen wie Abschläge an Energieversorger.
Sperrung bei Energieversorgern
Die Abstellung von Strom oder Gas darf nur erfolgen, wenn eine nicht beglichene Rechnung schriftlich angemahnt wurde. Zwischen der Rechnung und dem Mahnungsschreiben muss jedoch ein Zeitraum von mindestens zwei Wochen liegen. Zudem muss die Energiesperre muss schriftlich angedroht worden sein, was in der Regel zusammen mit dem Mahnungsbrief geschieht.
Ohne Mahnung können Sie ebenfalls in Verzug geraten, wenn der Fälligkeitstermin einer Rechnung von einer erbrachten Leistung abhängt. So können in einer Handwerkerrechnung Sätze stehen wie „zahlbar 14 Tage nach Beendigung der Dacharbeiten“. Eine wichtige Voraussetzung für die Gültigkeit dieser Klauseln ist, dass das Zahlungsziel angemessen ist. Klauseln wie „sofort zahlbar nach Beendigung der Arbeiten“ wären demnach nicht zulässig.
Zahlungsverzug bei Rechnungen
Der Zahlungsverzug tritt ein gemäß BGB ein, wenn ein Schuldner seine Rechnung bis zur festgesetzten Frist nicht begleicht. Wenn Sie Rechnungen 30 Tage nach Fälligkeit nicht beglichen haben, können Sie auch ohne Mahnung automatisch in Zahlungsverzug kommen (§ 286 Abs. 3 BGB). Wichtig ist hierbei aber, dass diese Regelung auch in der Rechnung aufgeführt wird.
In diesen Fällen geraten Sie nicht in Zahlungsverzug
Mahngebühren sind nicht zulässig, wenn Sie keine Schuld an der noch offenen Rechnung haben, weil Sie zum Beispiel im Krankenhaus sind. Gleiches gilt auch für Fehler, die bei der Überweisung einer Rechnung von der Bank gemacht wurden. Wichtig ist, dass Sie das Fehlen Ihrer Schuld auch nachweisen können. Ebenfalls kann eine Verjährung von Rechnungen vorliegen.
Zahlungsverzug bei unzureichender Kontodeckung
Geraten Sie bei einem Gläubiger in Zahlungsverzug, weil eine Abbuchung von Ihrem Konto aufgrund einer nicht ausreichenden Deckung abgelehnt wurde, müssen Sie Mahngebühren bezahlen. Die Voraussetzung dafür ist, dass Sie bereits eine Mahnung mit Zahlungsaufforderung erhalten haben oder es sich um eine vertraglich vereinbarte Terminzahlung wie die Miete handelt, die nicht abgebucht werden konnte.
