Mietnebenkostenabrechnung: Ein komplexes Thema

Der Begriff Mietnebenkosten ist rechtlich nicht definiert, die Betriebskosten sind hingegen laut § 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV) die Kosten, die durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch einer Wohnung oder eines Gebäudes entstehen. Hinzu zählen Heiz- und Warmwasserkosten, Kosten für den Hausmeister, Schneeräumung, Gartenpflege, Wasser und Abwasser oder Allgemeinstrom in Treppenhaus und Waschküche. Da diese Betriebskosten zu einem Großteil auf den Mieter umgelegt werden können, werden die Begriffe auch synonym verwendet. Das ist allerdings nicht ganz korrekt, denn nicht alle Betriebskosten sind automatisch auch Mietnebenkosten.

Grundlegendes zu den Mietnebenkosten

Die Mietnebenkosten sind nur die Betriebskosten, die auch tatsächlich auf den Mieter umgelegt werden können. In § 556 Abs. 2 BGB ist geregelt, dass die Mietparteien eine Mietzahlung festlegen können, die sich aus einer Grundmiete und einer Vorauszahlung oder einer Pauschale für die Betriebskosten zusammensetzt. Spricht man also von der Kaltmiete, handelt es sich hierbei lediglich um die Grundmiete, während bei der Warmmiete die Nebenkostenvorauszahlung eingeschlossen ist.

In den meisten Mietverträgen wird die monatliche Zahlung eines Abschlags für die Nebenkosten vereinbart. In einigen Fällen verlangt der Vermieter aber auch eine Nebenkostenpauschale. Auch hier zahlt der Mieter dann einen monatlichen Betrag, es findet aber keine Endabrechnung statt. Liegen die tatsächlichen Betriebskosten also über der Summe der Pauschalzahlungen, muss der Vermieter für den Fehlbetrag selbst aufkommen. Im umgekehrten Fall hat dagegen der Mieter Pech gehabt, da er mehr für die Betriebskosten gezahlt hat, als eigentlich nötig gewesen wäre.

Ist keine Pauschale oder Vorauszahlung im Mietvertrag vorgesehen, gelten die Nebenkosten mit Zahlung der im Vertrag festgelegten Miete als abgegolten – der Vermieter darf hier nicht im Nachhinein Geld für die Nebenkosten verlangen. Letztere Variante ist allerdings sehr selten, am häufigsten werden Vorauszahlungen im Vertrag vereinbart.

Diese 17 Kostentypen können auf den Mieter umgelegt werden

1. Öffentliche Lasten, wie etwa die Grundsteuer.
2. Kosten für die Wasserversorgung – hierzu zählen Verbrauchs-, Wartungs- und Betriebskosten sowie eventuelle Grundgebühren.
3. Kosten für die Entwässerung, wie etwa Abwassergebühren.
4. Kosten für die Heizung – auch hier können Verbrauchs-, Wartungs- und Betriebskosten sowie eventuelle Grundgebühren abgerechnet werden.
5. Kosten für die Warmwasserbereitung.
6. Kosten für die verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgung – diese Kosten sind nur umlagefähig, wenn sie nicht als Heizungs- oder Warmwasserkosten abgerechnet wurden.
7. Kosten für den Aufzug – hier dürfen nur Betriebs- und Wartungskosten umgelegt werden, nicht aber Kosten für Reparaturen.
8. Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung.
9. Kosten für die Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung.
10. Kosten für die Gartenpflege.
11. Kosten für die Beleuchtung.
12. Kosten für den Schornsteinfeger.
13. Kosten für Versicherungen, wie etwa Sach- und Haftpflichtversicherungen – Kosten für Rechtsschutz- oder Hausratversicherung dürfen hingegen nicht umgelegt werden.
14. Hauswartkosten, wobei der Kostenanteil für Reparatur- und Verwaltungstätigkeiten des Hauswarts abgezogen werden muss.
15. Kosten für Kabel- oder Antennenanschluss.
16. Kosten für Einrichtungen für die Wäschepflege.
17. Sonstige Betriebskosten.

Diese Kosten dürfen nicht vom Vermieter umgelegt werden

Vermieter dürfen gewisse Kosten nicht berechnen, sogar dann nicht, wenn diese im Mietvertrag aufgelistet wurden:

• Hausverwaltung- oder Verwaltungspauschalkosten der Hausverwaltung (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV)
• Reparaturkosten am Haus oder an der Wohnung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV)
• Anfallende Bank­ge­büh­ren

Sollten sich diese Kosten in einem Wohnraum-Mietvertrag wiederfinden, so gelten die Regelungen dafür als unwirksam (§ 556 Abs. 4 BGB). Wurden diese Kosten zu Unrecht gezahlt, können sie vom Vermieter auch für die bereits vergangenen Jahre zurückgefordert werden (§ 812 BGB). Es gilt hierbei eine reguläre Verjährungsfrist von drei Jahren.

Sollte es in der Abrechnung den Posten der sonstigen Kosten ohne genauere Erläuterung dieser geben, muss dieser Betrag erst einmal nicht gezahlt werden. Es sollte sich auf jeden Fall beim Vermieter erkundigt werden, was sich hinter diesen Kosten verbirgt.

Allgemein gilt, dass einmalig anfallende Kosten keine Mietnebenkosten sein können. Sollte bei einer Position deutlich mehr gezahlt werden als bisher, dann sollten die Belege des Vermieter angefragt werden. Es könnte nämlich vorkommen, dass dieser einmalige Reparaturen oder auch Instandsetzungsarbeiten mit in die laufenden Kosten hat einfließen lassen. 

Die Abrechnung der Nebenkosten hat bei monatlicher Vorauszahlung jährlich zu erfolgen – dies ist, wie andere Fristen bezüglich der Nebenkostenabrechnung auch, in § 556 Abs. 3 BGB festgelegt. Welche Betriebskosten umlagefähig sind, ist in § 2 BetrKV geregelt.

Formale Anforderungen

Die Nebenkostenabrechnung muss zudem einige formale Anforderungen erfüllen. So muss dem Mieter die Abrechnung grundsätzlich schriftlich zugehen, zudem müssen der Abrechnungszeitraum sowie der gültige Verteilerschlüssel genannt werden.

Darüber hinaus muss die Abrechnung eine Aufstellung der Gesamtkosten sowie eine Aufstellung über die Verrechnung der Vorauszahlungen mit den Gesamtkosten enthalten. Ferner muss die Nebenkostenabrechnung so erstellt werden, dass sie für den Mieter übersichtlich und rechnerisch nachvollziehbar ist.

Grundsätzlich hat der Vermieter die Pflicht, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen, er kann aber auch Dritte damit beauftragen, beispielsweise einen Steuerberater oder die Hausverwaltung.

Worauf sollte man als Mieter achten?

Experten gehen davon aus, dass nahezu jede zweite Nebenkostenabrechnung falsch erstellt wird – das bedeutet für Sie als Mieter, dass Sie unbedingt die Nebenkostenabrechnung prüfen sollten.

Die häufigsten Fehler sind:

• Verspätete Zustellung der Nebenkostenabrechnung.
• Forderung von Nachzahlung trotz pauschaler Nebenkostenabrechnung.
• Falsche Anwendung des Verteilerschlüssels, etwa durch Nichtberücksichtigung von Gewerbebetrieben oder leerstehenden Wohnungen.
• Abrechnung nicht umlagefähiger Betriebskosten.
• Gesetzlich vorgeschriebene Inhalte der Abrechnung fehlen.
• Falscher Abrechnungszeitraum (mehr oder weniger als 12 Monate).

Die Nebenkostenabrechnung muss Ihnen als Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen, ansonsten kann der Vermieter eventuelle Nachzahlungen nicht mehr geltend machen. Der Abrechnungszeitraum hat zudem laut Gesetz zwölf Monate zu betragen. In Absprache kann eine Verkürzung des Zeitraums erfolgen, da das Gesetz eine Benachteiligung des Mieters durch die Veränderung des Abrechnungszeitraums ausschließt, ist eine Verlängerung nur in Ausnahmefällen möglich.

Ist der Mieter zum Beispiel im März 2021 ausgezogen, muss die Abrechnung vom bis spätestens Ende 2022 ausgestellt werden, nicht etwa schon bis März des Jahres 2022. Das kann dadurch begründet werden, dass Vermieter nicht zu Teilabrechnungen verpflichtet sind. 

Sie können im Falle einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung die Zahlungen für die beanstandeten Positionen zurückhalten – dies müssen Sie Ihrem Vermieter allerdings ebenfalls mitteilen. Alternativ zahlen Sie den gesamten geforderten Betrag unter Vorbehalt. Tragen Sie dann einfach „unter Vorbehalt“ auf dem Überweisungsträger ein.

Ist die Überprüfungsfrist abgelaufen, müssen Sie eine Nachforderung begleichen. Sie haben allerdings ab Zugang der Abrechnung zwölf Monate lang Zeit, Widerspruch einzulegen. Dieser sollte in jedem Fall schriftlich erfolgen. Zudem ist es auch hier sinnvoll, den Vermieter auf die Fehler hinzuweisen, da dies die weitere Abwicklung erleichtert.

Haben Sie Zweifel an der Richtigkeit Ihrer Nebenkostenabrechnung, können Sie diese auch von einem Fachanwalt oder einem Steuerberater prüfen lassen – dies ist allerdings mit Kosten verbunden, die Ihnen auch bei einem erfolgreichen Widerspruch nicht erstattet werden. Hier erfahren Sie mehr zu den Steuerberater Kosten. Im Idealfall prüft der Vermieter nach einem Widerspruch die Abrechnung erneut und setzt sich dann mit Ihnen in Verbindung, um die Angelegenheit zu klären.

Sie haben nach einem Widerspruch auch das Recht, die Abrechnungsunterlagen des Vermieters einzusehen, um beispielsweise die mögliche Fehlerursache aufzuspüren. Kommt es aber zu keiner Einigung mit dem Vermieter, muss im Zweifelsfall ein Gericht klären, ob der Widerspruch zu Recht erfolgt ist oder nicht.

Da der Gang zum Anwalt und eine Klage meist mit hohen Kosten verbunden sind, empfiehlt es sich, rechtzeitig eine Mietrechtsschutzversicherung abzuschließen.

Abrechnung prüfen und Fehler erkennen

Wenn Sie Ihre Mietnebenkostenabrechnung prüfen wollen, gibt es eine Reihe von Fragen, anhand derer sich Fehler in der Abrechnung relativ leicht aufspüren lassen. Diese sind:

• Sind laut Mietvertrag überhaupt Zahlungen für Nebenkosten vorgesehen?
  Sollen die Nebenkosten gesondert abgerechnet werden, muss dies im Mietvertrag vereinbart sein. Ist das nicht der Fall, darf der Vermieter Ihnen auch keine Nebenkosten in Rechnung stellen.
• Ist die Abrechnungsperiode korrekt angegeben?
  Der Abrechnungszeitraum bei monatlichen Vorauszahlungen beträgt ein Jahr. In der Regel wird das Kalenderjahr zugrunde gelegt, es ist aber auch eine anderweitige Abrechnung über 12 Monate hinweg zulässig. Längere oder kürzere Abrechnungszeiträume sind hingegen nur in Ausnahmefällen und nach Absprache möglich.
• Wurde die Abrechnung rechtzeitig zugestellt?
  Die Mietnebenkostenabrechnung muss Ihnen spätestens zwölf Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode zugegangen sein. Ist das nicht der Fall, hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf Nachzahlungen. Erstattungen an den Mieter sind allerdings weiterhin zu zahlen.
• Ist die Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar gestaltet?
  Der Gesetzgeber hat vorgeschrieben, dass die Abrechnung für den Mieter verständlich und rechnerisch nachvollziehbar gestaltet sein muss. Fehlen beispielsweise wichtige Beträge oder ist das Zustandekommen bestimmter Summen nicht ersichtlich, erfüllt die Abrechnung die formalen Anforderungen nicht.
• Wurde der richtige Verteilerschlüssel angegeben?
  Nebenkosten müssen – insbesondere bei Wohnungen in Mehrfamilienhäusern – nach einem bestimmten Verteilerschlüssel abgerechnet werden, beispielsweise nach der Größe der Wohnung in Quadratmetern. Fehlt dieser Schlüssel, ist die Abrechnung formal fehlerhaft.
• Sind die Verbrauchskosten nachvollziehbar?
  Bei Verbrauchskosten, etwa für Warmwasser oder die Heizung, sollten Sie die Werte aus der aktuellen Rechnung mit denen aus der Vorjahresrechnung vergleichen. Haben sich die Kosten deutlich erhöht, lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Zwar können auch einfach nur die Preise gestiegen sein, die Berechnung der Verbrauchskosten ist aber auch eine häufige Fehlerquelle.
• Sind alle Kosten tatsächlich umlagefähig?
  Betriebskosten sind regelmäßig wiederkehrende Kosten, die dem Unterhalt der Immobilie dienen. Einmalige Reparaturkosten dürfen beispielsweise nicht auf den Mieter umgelegt werden. Auch Kosten, in denen Reparaturkosten enthalten sind, dürfen nicht umgelegt werden, sofern sich die Reparaturkosten nicht eindeutig von den anderen Kosten trennen lassen. Das ist insbesondere bei Wartungsverträgen für Aufzüge und dem Hausmeister oft der Fall.
• Wurde ein eventueller Mieterwechsel berücksichtigt?
  Sind Sie nicht zu Beginn der Abrechnungsperiode eingezogen, sondern zu einem späteren Zeitpunkt, müssen Sie die Nebenkosten auch nur anteilig übernehmen.
• Beachtet der Vermieter das Gebot der Wirtschaftlichkeit?
  Der Vermieter hat auf ein ausgewogenes Kosten-Nutzen-Verhältnis zu achten. Wird beispielsweise bei einem Mietshaus mit vier Parteien rund um die Uhr ein Hausmeister beschäftigt, widerspricht das der Wirtschaftlichkeit. Bei diesem Punkt kann der Betriebskostenspiegel des örtlichen Mieterbunds nützliche Anhaltspunkte liefern, die gegebenenfalls auch vor Gericht Bestand haben.
• Wurden alle Vorauszahlungen berücksichtigt?
  Manchmal werden aufgrund eines Rechenfehlers nicht alle Vorauszahlungen des Mieters erfasst, sodass sich schnell eine Nachforderung von mehreren hundert Euro ergeben kann, die aber unberechtigt ist.

Nebenkosten steuerlich geltend machen

Lohnkosten für bestimmte Tätigkeiten an und in der Immobilie können steuerlich geltend gemacht werden – auch von Mietern, sofern sie die Kosten dafür übernommen haben. Der Mieter muss die Tätigkeit jedoch nicht selbst in Auftrag gegeben haben.

Mögliche Beispiele für solche Kosten sind etwa die Kosten für den Hausmeister, den Schornsteinfeger, die Wartung des Aufzugs oder die Gartenpflege. Wichtig dabei zu beachten ist, dass lediglich 20 Prozent der Arbeitskosten abgesetzt werden können – Materialkosten und Fahrkosten bleiben unberücksichtigt.

Für haushaltsnahe Dienstleistungen gilt eine jährliche Obergrenze von 20.000 Euro, sodass maximal 4.000 Euro abgesetzt werden können. Für geringfügig beschäftigte Haushaltshilfen gilt eine Grenze von 2.550 Euro, hier können also maximal 510 Euro abgesetzt werden. Bei Handwerkerleistungen liegen die Grenzen bei 6.000 beziehungsweise 1.200 Euro.

Was sollte man als Vermieter beachten?

Grundsätzlich sollten Sie bei Abschluss eines Mietvertrags darauf achten, dass die Höhe der Abschlagszahlungen sowie der Verteilerschlüssel, nach dem die Kosten aufgeteilt werden, im Vertrag aufgeführt sind. Wie bereits erwähnt, müssen Sie als Vermieter Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode zugestellt haben. Der Abrechnungszeitraum muss zudem in der Regel zwölf Monate betragen – in Absprache mit dem Mieter ist auch eine Verkürzung zulässig, da eine Verlängerung zulasten des Mieters ginge, ist diese nur in Ausnahmefällen erlaubt.

Stellen Sie Ihrem Mieter die Abrechnung nicht rechtzeitig zu, verfallen eventuelle Nachforderungen ihrerseits. Ist die Verspätung jedoch unverschuldet – etwa, weil der Energieversorger Ihnen die Stromabrechnung zu spät zugestellt hat – gilt die Abrechnung auch über die zwölfmonatige Frist hinaus als rechtzeitig zugestellt.

Eine Erstattung an den Mieter hat allerdings in jedem Fall zu erfolgen, auch bei verspäteter Zustellung. Sie müssen ein eventuelles Guthaben des Mieters unverzüglich überweisen – tun Sie das nicht, kommen Sie spätestens 30 Tage nach Zustellung der Abrechnung in Verzug. Eine Mahnung des Mieters ist hierfür nicht erforderlich.

Lassen Sie die Abrechnung von der Hausverwaltung erstellen und es kommt zu einer Verspätung, haben Sie diese als Vermieter nur bedingt zu vertreten. Sie haben als Vermieter die Pflicht, auf eine rechtzeitige Abrechnung hinzuwirken und müssen dies im Zweifelsfall auch nachweisen. Hat die Hausverwaltung die Verspätung jedoch schuldhaft versäumt, ist sie Ihnen als Eigentümer gegenüber schadensersatzpflichtig.

Kommt der Mieter seiner Zahlungspflicht innerhalb von vier Wochen nach Zustellung der Mietnebenkostenabrechnung nicht nach, müssen Sie die Zahlung zunächst anmahnen und können Sie bei länger ausbleibender Zahlung auch gerichtlich einfordern. Eine Erhöhung der Miete ist nicht zulässig, auch eine Kündigung hat der Gesetzgeber in diesem Fall ausgeschlossen – eine fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzug ist nämlich nur bei regelmäßigen Zahlungen möglich.

So vermeiden Sie Fehler bei der Nebenkostenabrechnung

Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ist nicht ganz einfach, da viele formale und inhaltliche Vorgaben erfüllt sein müssen. Zudem können sich bei der eigentlichen Rechnung schnell Fehler einschleichen. Am bequemsten ist es daher natürlich, wenn Sie die Erstellung der Abrechnung anderen überlassen, beispielsweise der Hausverwaltung oder einem Anwalt – das ist aber natürlich mit Kosten verbunden.

Wollen Sie sich diese Kosten sparen, ist es zumindest sinnvoll, wenn Sie sich für die Erstellung der Abrechnung etwas Hilfe holen. Es gibt verschiedene Muster-Abrechnungen im Internet, zudem stehen (Online-)Programme zur Verfügung, die die Berechnung der Nebenkosten deutlich erleichtern. Zudem vermeiden Sie so formale Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

Rechnungsbelege überprüfen

Um Abrechnungen zu überprüfen, dürfen die Originalbelege zu den Mietnebenkosten beim Vermieters oder bei der Hausverwaltung eingesehen werden (§ 259 Abs. 1 BGB). Dieses Prozedere wird als Belegeinsicht bezeichnet. Hinzu zählen auch die Belege dafür, dass der Vermieter die Kosten gezahlt hat. Da dies ein aufwendiges Verfahren ist, lohnt es sich dafür einen Termin zu vereinbaren. Jedoch sind weder der Vermieter noch die Hausverwaltung nicht dazu verpflichtet Fragen zu den Nebenkosten zu beantworten (AG Wiesbaden, 15.11.2013, Az. 93 C 3906/12).

ZUdem besteht kein Anspruch auf Kopien der Belege der Abrechnungen, auch nicht, wenn diese vom Mieter selbst bezahlt werden würden. Als einzige Ausnahme gilt, wenn der Vermieter weit weg wohnt. Es ist ebenso nicht ausreichend, wenn der Vermieter nur Kopien zur Verfügung stellt und eine Einsicht in die Originale nicht gestattet. 

Wird die Überprüfung der Belege von Seiten des Vermieters verweigert, dürfen ebenso die bereits laufenden Vorauszahlungen pausiert werden. Es empfiehlt sich hierbei sich mit anderen Mietern im Haus abzusprechen und sich dabei zu erkundigen, ob diese auch Nachzahlungen tätigen müssen und dagegen Einspruch einlegen möchten. So ist die Chance, Einsicht in die Belege zu erlangen, möglicherweise höher. 

Unterstützung bei der Abrechnungsprüfung

Aufbau einer Betriebskostenabrechnung

Jede Abrechnung für Betriebskosten muss klar und verständlich formuliert sein. Folgende Angaben müssen in einer Abrechnung enthalten sein:

Abrechnungszeitraum - Wird eine Wohnung schon ein Jahr bewohnt, stellt der Abrechnungszeitraum das letzte Kalenderjahr dar. Ist der Einzug in die Wohnung während des Jahres erfolgt, läuft der Abrechnungszeitraum vom Mietbeginn bis zum Ende des laufenden Jahres.

Umlageschlüssel - Der Vermieter kann die anfallenden Kosten nach drei bestimmten Schlüsseln umlegen: Anzahl der Bewohner, Quadratmeter sowie Verbrauch. Dies ist besonders wichtig. In welcher Form abgerechnet wird, wird vom Vermieter im Mietvertrag festgelegt. Daran ist er gebunden. Sollte dazu nichts im Vertrag stehen, darf der Vermieter alle Mietnebenkosten auf die bewohnte Fläche umlegen, jedoch mit Ausnahme der Heizkosten, welche nach dem Verbrauch abgerechnet werden (§ 556a BGB). Für eine einzelne Person in einer größeren Wohnung ist die Abrechnung, die nach der Personenzahl erfolgt, die günstigste Variante. Eine größere Familie in einer Durchschnittswohnung kommt mit der Kostenverteilung nach der Wohnfläche am günstigsten weg.

Tipp: Es empfiehlt sich bereits beim Einzug die Wohnung auszumessen. Sollte diese nämlich kleiner sein als im Mietvertrag angegeben wurde, müssen weniger Nebenkosten gezahlt werden. Vermieter unterliegen der Pflicht nach der tatsächlichen Wohnfläche abzurechnen. Die im Mietvertrag angegebene Wohnungsgröße ist dabei nicht ausschlaggebend (BGH, Urteil vom 30.05.2018, Az. VIII ZR 220/17).

Gesamtkosten -  In einem Mehr­fa­mi­lien­haus, muss der Vermieter in der Mietnebenkostenabrechnung die Gesamtkosten für das ganze Haus auflisten, von der Grundsteuer bis über die Liftwartungskosten und zu Versicherungen. 

Berechnung des Mieteranteils - Von den gesamten Nebenkosten eines Hauses zahlt ein Mieter nur den eigenen Anteil. Diese Berechnung muss immer für jeden nachvollziehbar und einsehbar sein.

Vorauszahlungen - Die Vorauszahlungen sollte der Vermieter auflisten und anschließend von den Gesamtnebenkosten abziehen. Sollten die Vorauszahlungen in der Abrechnung fehlen, ist diese Abrechnung formell nicht unwirksam, jedoch kann sie inhaltlich falsch sein.

Rückzahlung oder Nachzahlung - Zuletzt muss klar in der Abrechnung aufgeführt werden, wie viel Geld nachgezahlt werden muss oder wie viel Geld der Mieter zurückbekommt.