Grundsätzlich müssen Sie Ihren Firmenwagen oder Dienstwagen versteuern, wenn er auch privat genutzt wird. Der Fiskus geht in diesem Fall von einer Sachzuwendung aus und wertet diese als geldwerten Vorteil, der versteuert werden muss.
Wird durch einen Nutzungsvertrag mit Ihrem Arbeitgeber eine private Nutzung des Firmenwagens ausgeschlossen, müssen keine Steuern gezahlt werden, weil dadurch kein geldwerter Vorteil entstehen kann. In diesem Fall ist der Arbeitgeber auch nicht zur Kontrolle verpflichtet, ob das Fahrzeug ausschließlich zu Firmenzwecken genutzt wird.
So können Sie Ihren Firmenwagen versteuern
Grundsätzlich stehen Ihnen zwei verschiedene Methoden zur Verfügung, um den Firmenwagen zu versteuern: die Ein-Prozent-Regelung sowie das Fahrtenbuch. Beide Fälle sind im Einkommensteuergesetz geregelt. Bei beiden Methoden geht es darum, den geldwerten und zu versteuernden Vorteil zu ermitteln, der Ihnen durch die private Nutzung des Geschäftswagens entsteht. Grundsätzlich gilt die Ein-Prozent-Methode als die ungenauere Variante, während beim Fahrtenbuch der Anteil an privater Nutzung genau ermittelt wird.
Ein-Prozent-Regelung
Nach dem Einkommensteuergesetz müssen Sie für die private Nutzung für jeden Kalendermonat 1 Prozent des inländischen Listenpreises ansetzen.
Der Listenpreis ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zuzüglich Sonderausstattungskosten und Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Erstzulassung des PKW. Die Sonderausstattung wird auch berücksichtigt, wenn sie nachträglich eingebaut wird. Sie erhöht dann den Listenpreis.
Es spielt außerdem keine Rolle, welchen Verkehrswert das Auto hat oder ob es sich um einen Neuwagen, Gebrauchtwagen, ein über einen Autokredit finanzierten Wagen oder ein Leasingfahrzeug handelt. Vom Listenpreis ausgeschlossen sind Überführungskosten, ein zusätzlicher Reifensatz sowie Kosten für ein Autotelefon.
Wird das Fahrzeug für Fahrten zwischen Wohnstätte und Arbeitsplatz genutzt, erhöht sich der Pauschalwert des geldwerten Vorteils (ein Prozent) um 0,03 Prozent des Listenpreises für jeden Kilometer Entfernung. Beträgt die Distanz zwischen Arbeitsort und Wohnort zum Beispiel 20 Kilometer, erhöht sich der geldwerte Vorteil um 0,6 Prozent. Wird der Firmenwagen jedoch ausschließlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz eingesetzt, fällt keine Steuer an. Der Bundesfinanzhof sieht darin keinen geldwerten Vorteil, da es sich hier nicht um eine Privatfahrt handelt.
Beispielrechnung: Sie nutzen ein Fahrzeug geschäftlich, das Sie für 20.000 Euro gebraucht gekauft haben. Der Listenpreis damals betrug jedoch 40.000 Euro. In diesem Fall müssen Sie monatlich 400 Euro als geldwerten Vorteil versteuern. Abhängig von der jeweiligen Versteuerung können Steuern von etwa 60 Euro pro Monat erhoben werden. Pro Jahr wären das über 700 Euro an Steuern.
Zusätzliche Kosten über Lohn versteuert
Wenn ein Arbeitgeber zusätzlich die Kosten für einen Automobilclub, Parkgebühren oder Transportkosten für das Fahrzeug übernimmt, werden diese nicht über die Ein-Prozent-Regelung erfasst, sondern zu Ihrem Arbeitslohn gerechnet und darüber voll versteuert.
Fahrtenbuch
Im Einkommensteuergesetz wird die zweite Methode, das Fahrtenbuch, in Absatz 1, Nummer 4 Satz 3 geregelt. Anstelle einer Pauschale haben Verbraucher die Möglichkeit, die tatsächliche private Nutzung von der gewerblichen oder geschäftlichen klar abzugrenzen. Zugleich können sämtliche mit dem PKW verbundenen Kosten steuerlich geltend gemacht werden. Hierzu zählen auch Abschreibungen. Voraussetzung dafür ist ein Fahrtenbuch, in welchem alle Fahrten mit dem Firmenwagen genau dokumentiert werden.
Für das Führen des Fahrtenbuchs gelten dabei strenge Anforderungen. Es kann sowohl handschriftlich als auch elektronisch geführt werden. Es wird mit der Steuererklärung beim Finanzamt abgegeben. Die Finanzbeamten nehmen dann Stichproben vor.
Wichtige Hinweise zum Fahrtenbuch
- Diese Angaben müssen im Fahrtenbuch stehen: Im Fahrtenbuch müssen das Datum sowie Kilometerstand zu Beginn und zum Ende jeder Fahrt eingetragen werden. Außerdem müssen das Reiseziel und die Fahrstrecke notiert werden. Zusätzlich ist bei geschäftlichen Fahrten der Zweck der Fahrt einzufügen. Ebenfalls muss die Person genannt werden, die Sie getroffen haben. Bei allen privaten Fahrten reicht die Angabe der gefahrenen Kilometer.
- Wichtige Hinweise zum Führen des Fahrtenbuchs: Handschriftlich geführte Fahrtenbücher müssen immer unmittelbar nach der Fahrt ausgefüllt werden. Ein Nachtragen ist nicht möglich. Bei elektronisch geführten Fahrtenbüchern kann der Anlass der Fahrt innerhalb von einer Woche nachgetragen werden.
Wird ein Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt, tritt automatisch die Ein-Prozent-Regelung in Kraft. In diesem Fall können Steuernachzahlungen drohen. Deshalb sollten Sie das Fahrtenbuch sehr gewissenhaft und gründlich führen. Bei Zweifeln fragen Sie am besten bei einem Steuerberater nach.
Anforderungen der Finanzämter
Nicht alle elektronischen Fahrtenbücher erfüllen die Anforderungen der Finanzämter. Im Zweifelsfall werden dort nicht nachvollziehbare Fahrten als privat gewertet oder das Fahrtenbuch wird nicht anerkannt. Achten Sie beim Kauf entsprechender Software darauf, dass nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen werden. Ein TÜV-Zertifikat kann das belegen. Berücksichtigen Sie außerdem, dass Sie steuerrelevante Daten zehn Jahre lang aufbewahren müssen. Die Daten aus Ihrem elektronischen Fahrtenbuch müssen über diese Dauer verfügbar sein, falls das Finanzamt nachkontrollieren möchte.
Es kann sich lohnen, trotz vereinbarter Ein-Prozent-Regelung mit dem Arbeitgeber ein Fahrtenbuch zu führen. Sie können es später mit der Einkommensteuer-Erklärung einreichen. Wichtig ist dabei, dass Sie sofort mit dem Steuerjahr beginnen, das Fahrtenbuch zu führen und alle Ihre Fahrten lückenlos dokumentieren.
Wann ist welche der beiden Methoden für mich günstiger?
Welche der beiden Methoden letztlich günstiger ist, lässt sich nicht pauschal beantworten, da viele verschiedene Faktoren berücksichtigt werden müssen – so etwa die gefahrenen Kilometer, der Umfang der privaten Nutzung oder die Art des Fahrzeugs. So kann es zum Beispiel bei Gebrauchtwagen mit geringem Verkehrswert günstiger sein, ein Fahrtenbuch zu führen.
Grundsätzlich gilt, dass das Führen eines Fahrtenbuchs zwar aufwändiger ist, aber die genauere Methode darstellt. Wer mehr Privatfahrten unternimmt, kann theoretisch günstiger mit der Ein-Prozent-Regelung fahren. Je weniger das Fahrzeug privat genutzt wird, desto mehr lohnt sich das Fahrtenbuch.
Kein Wechsel innerhalb des Steuerjahres möglich
Sie können die Besteuerungsmethode nur zum Jahreswechsel ändern. Innerhalb des Steuerjahres ist ein Wechsel nicht möglich. Eine Ausnahme bildet die Neuanschaffung eines Fahrzeugs. In diesem Fall können Sie ab dem Zeitpunkt der Anschaffung eine andere Methode wählen.
Der Firmenwagen für Selbständige
Wenn Selbständige einen Firmenwagen nutzen, spielt es für die Besteuerung außerdem eine Rolle, ob das Fahrzeug zum Betriebsvermögen oder Privatvermögen zugeordnet wird. Grundsätzlich gilt: Wird der Wagen mehr als 50 Prozent geschäftlich genutzt, zählt er automatisch zum Firmenvermögen. Bei einer Nutzung zwischen zehn und 50 Prozent können sich Selbständige entscheiden, zu welchem Vermögen das Fahrzeug gezählt wird.
Vorsteuerabzug
Ab einer geschäftlichen Nutzung von zehn Prozent ist bei Anschaffungen von Fahrzeugen ein kompletter Vorsteuerabzug möglich.
Steuern sparen mit dem Firmenwagen
Durch die Wahl der Besteuerungsmethode können Sie Steuern sparen. Online-Rechner im Internet helfen Ihnen bei der Entscheidung weiter. Dort machen Sie alle relevanten Angaben zur Steuergruppe, zum Wert des Fahrzeugs sowie zu gefahrenen Kilometern. Am Ende erhalten Sie eine Übersicht über die fälligen Steuern.
Wenn Sie selbst etwas zu Ihrem Firmenwagen zuzahlen und sich zum Beispiel an Raten oder Leasingkosten beteiligen, können Sie diese Ausgaben als Werbungskosten geltend machen und somit absetzen.
Was ist im Falle eines Unfalls?
Geschieht ein Unfall mit einem Firmenwagen, kann es vorkommen, dass Erstattungen besteuert werden müssen. Allerdings hängt die Versteuerung von verschiedenen Faktoren ab, die hier genauer erläutert werden.
Bei privater Nutzung
Wenn ein Arbeitnehmer auf einer privaten Fahrt einen Unfall mit dem Firmenwagen verursacht, ist er zunächst seinem Arbeitgeber zu Schadensersatz verpflichtet. Verzichtet der Arbeitgeber auf eine Schadenersatzzahlung, wird der Betrag, auf den er verzichtet, als geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer gewertet. Er muss diese Summe dann versteuern. Das gilt sowohl für die Fahrtenbuch- als auch die Ein-Prozent-Regelung. Wird der Schaden durch eine Versicherung reguliert, wird der geldwerte Vorteil in Höhe des Selbstbehalts angesetzt.
Ist der Schaden durch höhere Gewalt entstanden, liegt keine Schadensersatzpflicht vor. Demnach hat der Arbeitnehmer auch keinen geldwerten Vorteil.
Bei Dienstfahrt oder auf dem Weg zur Arbeit
Geschieht mit dem Dienstwagen ein Unfall auf dem Weg zur Arbeit oder einer geschäftlichen Fahrt, hängt die Höhe des Schadensersatzes vom sogenannten Verschuldensgrad ab. Die Abstufungen reichen dabei von leichter Fahrlässigkeit bis hin zum Vorsatz. Bei vorsätzlichen Handlungen haftet der Mitarbeiter voll, bei leichter Fahrlässigkeit gar nicht.
Ist der Arbeitgeber schadensersatzpflichtig, kann er die Kosten als Werbungskosten im Rahmen von außergewöhnlichem Aufwand geltend machen. Dies gilt nicht nur für Unfälle bei Dienstfahrten oder auf dem Weg zur Arbeit, sondern auch bei Familienheimfahrten.
In den außergewöhnlichen Aufwand können neben den Kosten für die Reparatur des eigenen Autos und das Fahrzeug des Unfallgegners auch die Kosten für Mietwagen, Sachverständige oder Gerichte einbezogen werden.
Die steuerlich anzurechnenden Kosten verstehen sich abzüglich der Versicherungsleistungen.
