Umsatzsteuervoranmeldung: Was zu beachten ist

Autor: FinanceScout24 - Zuletzt aktualisiert am 02.12.2016

Je nach Höhe der im Vorjahr tatsächlich entrichteten Umsatzsteuer müssen Unternehmer monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen. In dieser geben sie die bis dahin angefallene Umsatzsteuer an und begleichen ihre Steuerschuld beim Staat. Dadurch soll der Fiskus in Ergänzung zur jährlichen Umsatzsteuererklärung vor Zahlungsausfällen geschützt werden.

Unternehmen ermöglicht die UST-Voranmeldung auf der anderen Seite eine höhere Planungssicherheit. Während Kleinunternehmer keine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen müssen, gelten für neu gegründete Unternehmen besondere Regeln. Grundsätzlich ist die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. Tag des Folgemonats nach Ablauf des jeweiligen Voranmeldungszeitraums einzureichen. Fristüberschreitungen können zu Geldstrafen führen, jedoch ist eine dauerhafte Verlängerung der Frist beim zuständigen Finanzamt möglich.

Die UST-Voranmeldung wird in elektronischer Form an das Finanzamt übermittelt. Dafür wird das sogenannte ELSTER-System verwendet, für das sich Nutzer im Internet registrieren müssen. In Härtefällen ist auch die schriftliche Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung möglich.

Gründe für die Umsatzsteuervoranmeldung

Umsatzsteuervoranmeldung

Bogen für die Umsatzsteuervoranmeldung

Dabei ist die Frage naheliegend, warum überhaupt eine Umsatzsteuervoranmeldung nötig ist, wenn Unternehmen mit Umsatzsteuerpflicht am Ende des Geschäftsjahres sowieso eine Umsatzsteuererklärung einreichen müssen.

Als Grund sind die damit verbundenen finanziellen Vorteile zu nennen. Denn sowohl der Staat als auch die Unternehmen können von einer Umsatzsteuervoranmeldung profitieren. Dabei ist zunächst anzumerken, dass die Umsatzsteuervoranmeldung eine staatliche Schutzmaßnahme darstellt: Durch die in kürzeren Abständen geleisteten anteiligen Zahlungen der Umsatzsteuer wird nämlich das Risiko eines Zahlungsausfalls reduziert.

Ist ein Unternehmen beispielsweise durch eine Insolvenz nicht mehr zahlungsfähig und kann dementsprechend auch die Umsatzsteuer am Ende des Geschäftsjahres nicht bezahlen, hat der Staat durch die Umsatzsteuervoranmeldung zumindest einen Teil davon bereits einnehmen können. Darüber hinaus ist es dem Staat möglich, die durch die Umsatzsteuervoranmeldung erwirtschafteten Summen früher zu investieren. So profitiert er von dem Zinsvorteil.

Und auch aufseiten des Unternehmens bedeutet die Umsatzsteuervoranmeldung eine größere Planungssicherheit. Durch die über das ganze Jahr anteilig entrichtete Umsatzsteuer müssen Unternehmen am Ende des Jahres nicht die gesamte Summe auf einmal zahlen und beugen auf diese Weise möglichen Zahlungsschwierigkeiten vor.

Wer die Umsatzsteuervoranmeldung einreichen muss

Umsatzsteuervoranmeldungen müssen Sie als Unternehmer einreichen, wenn Sie selbstständig eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit verfolgen und damit Geld verdienen.

Nehmen Sie mit Ihrem Unternehmen jährlich weniger als 17.500 Euro ein, greift eine Ausnahmeregelung: Sie werden als Kleinunternehmer eingestuft. In diesem Fall müssen Sie keine UST-Voranmeldungen einreichen, da bei Ihren Einnahmen ohnehin keine Umsatzsteuer anfällt.

Das ändert sich allerdings, sobald Ihre jährlichen Einkünfte 17.500 Euro übersteigen. Dann müssen Sie ab dem Folgejahr Umsatzsteuervoranmeldungen bei Ihrem Finanzamt einreichen. Umgehend wird eine Voranmeldung fällig, sobald Ihre Einnahmen in einem Jahr die Marke von 50.000 Euro übersteigen.

Einreichungshäufigkeit ist von Umsatzsteuer des Vorjahres abhängig

In welchen zeitlichen Abständen die Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht werden muss, hängt davon ab, wie hoch die Summe der im Vorjahr tatsächlich entrichteten Umsatzsteuer war. Diese Summe ergibt sich aus der Differenz zwischen der ermittelten Umsatzsteuer und der abziehbaren Vorsteuer.

Umsatzsteuer im VorjahrEinreichtungshäufigkeit
< 1.000 Euro Jährliche Umsatzsteuererklärung
1.000 bis 7.500 Euro Vierteljährliche Umsatzsteuererklärung
> 7.500 Euro Monatliche Umsatzsteuererklärung

Beläuft sich die tatsächlich von Ihrem Unternehmen entrichtete Umsatzsteuer des Vorjahres auf eine Summe unter 1.000 Euro, ist die jährliche Umsatzsteuererklärung ausreichend. Eine UST-Voranmeldung ist in diesem Fall nicht notwendig. Beträgt die tatsächlich entrichtete Umsatzsteuer 1.000 bis 7.500 Euro, ist eine Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich nötig, liegt sie über der Summe von 7.500 Euro wird die Voranmeldung der Umsatzsteuer monatlich fällig.

Tipp:Gezahlte Umsatzsteuer kann als Vorsteuer zurückgeholt werden

Unter Vorsteuer wird die Umsatzsteuer verstanden, die Ihr Unternehmen im Rahmen eines Geschäftsabschlusses an einen Geschäftspartner zahlt. Diese können Sie sich dann unter dem Begriff Vorsteuer vom zuständigen Finanzamt zurückholen, da nur der Endverbraucher durch die Umsatzsteuer belastet werden soll.

Anspruch auf die Erstattung dieser Vorsteuer hat Ihr Unternehmen, wenn es beim Handel mit Dienstleistungen oder Produkten selbst Umsatzsteuer einkalkulieren muss. Dies trifft zu, wenn der Jahresumsatz höher ist als 17.500 Euro. In diesem Fall wird bei jedem Geschäftsabschluss eine Umsatzsteuer in Höhe von sieben beziehungsweise 19 Prozent vom Kunden fällig - je nach Art der gehandelten Güter.

Handelt Ihr Unternehmen zum Beispiel mit Teppichen und ist dazu berechtigt, die Vorsteuer abzuziehen, kann die Rechnung eines Geschäftspartners wie folgt aussehen:

100 Kilogramm Baumwollgarn 3.000 Euro
Umsatzsteuer (19 Prozent) 570 Euro
Gesamtsumme 3.570 Euro

In diesem Fall könnten bereits aus diesem Geschäftsabschluss 570 Euro bei der jährlichen Umsatzsteuererklärung abgezogen werden. Dadurch würde sich die tatsächlich entrichtete Umsatzsteuer entsprechend um diesen Betrag verringern.

Sonderfall Existenzgründung

Haben Sie gerade ein neues Unternehmen gegründet, gelten Sonderregeln. So müssen Sie in den ersten zwei Kalenderjahren Ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich einreichen. Erst im dritten Kalenderjahr kann beantragt werden, die Frequenz der Umsatzsteuervoranmeldung gegebenenfalls zu ändern. Dies ist abhängig von der Summe der Umsatzsteuer des vergangenen Jahres.

Tipp:Vorjahres-Umsatz für seltenere UST-Voranmeldung prüfen

Aufgrund dieser Sonderregelung für Existenzgründungen ist es empfehlenswert, zu Beginn des dritten Kalenderjahres den Umsatz des vergangenen Jahres zu bestimmen und so herauszuarbeiten, wie hoch die entrichtete Umsatzsteuer tatsächlich war.

Lag die Summe unter 7.500 Euro, kann gegebenenfalls mittels eines entsprechenden Antrags beim zuständigen Finanzamt eine Umstellung auf die vierteljährliche Abgabe der UST Voranmeldung erwirkt werden. Bei einer Summe unter 1.000 Euro könnte die Umsatzsteuervoranmeldung dagegen komplett entfallen.

Die Sonderregelung für neu gegründete Unternehmen ist eine Maßnahme, die mit dem Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetz (StVBG) am 1. Januar 2002 in Kraft getreten ist. Ziel dieses Gesetzes war und ist die Bekämpfung neuer Formen von Steuerkriminalität, die sich seit der Öffnung des europäischen Binnenmarktes zum 1. Januar 1993 entwickelt hatten: Durch Missbrauch des Vorsteuerabzugs durch zahlreiche Unternehmen entgingen dem Fiskus Umsatzsteuereinnahmen in Milliardenhöhe.

Um diesem Betrug entgegenzuwirken, wurde in § 18 Abs. 2 Satz 4 des Umsatzsteuergesetzes folgende Fiskalformulierung aufgenommen: „Nimmt der Unternehmer seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit auf, ist im laufenden und im folgenden Kalenderjahr Voranmeldezeitraum der Kalendermonat.“

Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung

Unabhängig davon, von welchem Voranmeldungszeitraum Ihr Unternehmen betroffen ist, gilt, dass die UST-Voranmeldung bis zum 10. Tag nach Ablauf des jeweiligen Voranmeldungszeitraums eingereicht werden muss. Endet Ihr Zeitraum für die Voranmeldung also beispielsweise im Oktober, müssen Sie Ihre Unterlagen spätestens bis zum 10. November eingereicht haben. Fällt der 10. eines Monats auf einen Samstag, Sonn- oder Feiertag, verschiebt sich der Stichtag dementsprechend auf den nächsten Werktag.

Zuständig ist dasselbe Finanzamt, bei dem Sie auch Ihre Umsatzsteuererklärung einreichen. Das heißt, dass Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln, in dessen Bezirk Sie Ihr Unternehmen ganz oder zumindest vorwiegend betreiben.

Tipp:Per Dauerfristverlängerung können Sie die Einreichefrist verlängern

Die Frist von zehn Tagen ist relativ knapp bemessen und kann Sie als Unternehmer vor zeitliche Probleme stellen. Mit einem entsprechenden Antrag können Sie den Abgabetermin aber dauerhaft verlängern, sodass die UST-Voranmeldung erst einen Monat später eingereicht und gezahlt werden muss. So wäre sie zum Beispiel erst am 10. Dezember fällig, wenn Ihr Voranmeldungszeitraum im Oktober endet. Warum Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen, müssen Sie nicht begründen. In aller Regel wird das Finanzamt auch keine Einwände haben, Ihren Antrag zu genehmigen.

Entscheidend ist allerdings auch bei der Dauerfristverlängerung, dass Sie die entsprechenden Termine berücksichtigen: Reichen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich ein, muss Ihr Antrag auf Dauerfristverlängerung in elektronischer Form spätestens bis zum 10. April beim zuständigen Finanzamt eingehen. Ist Ihre UST Voranmeldung dagegen monatlich fällig, muss Ihr Antrag in elektronischer Form spätestens bis zum 10. Februar beim zuständigen Finanzamt eingehen. Darüber hinaus müssen Sie in diesem Fall für die Dauerfristverlängerung 1/11 der im letzten Jahr tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer bis zu diesem Datum als Sondervorauszahlung überwiesen haben. Diese wird dann mit der Umsatzsteuervoranmeldung im Dezember wieder verrechnet. Bei neu gegründeten Unternehmen ist die Höhe der Sondervorauszahlung von den zu erwartenden Umsätzen abhängig.

Unabhängig davon, ob Sie eine dauerhafte Fristverlängerung erwirken oder nicht, sollten Sie unbedingt darauf achten, Ihre jeweiligen Fristen einzuhalten. Tun Sie dies nicht, drohen Verspätungszuschläge vom Finanzamt, die Sie finanziell unnötig belasten. Dabei richtet sich die Höhe der Verspätungszuschläge danach, wie lange und wie oft die Frist überschritten worden ist, sowie nach dem Ermessen des zuständigen Finanzbeamten.

Allerdings darf ein Verspätungszuschlag nicht höher sein als 10 Prozent der angemeldeten Steuer. Allgemein liegt die gesetzliche Höchstgrenze für einen Verspätungszuschlag bei 25.000 Euro.

Achtung:Seit 2004 keine fünftägige Schonfrist mehr

Zum 31.12.2003 wurde die bis dahin gültige, fünftägige Schonfrist bei verspäteter Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen abgeschafft. Aus diesem Grund ist das Finanzamt dazu berechtigt, bereits einen Tag nach Verstreichen der Frist einen Verspätungszuschlag zu erheben.

Soll- und Ist-Versteuerung

Grundsätzlich wird bei der Umsatzsteuer zwischen zwei Arten von Versteuerung unterschieden: Es gibt die Soll- und die Ist-Versteuerung.

Bei der Soll-Versteuerung müssen Sie die Umsatzsteuer für ausgehende Rechnungen stets im folgenden Monat beziehungsweise bei Ihrer nächsten Umsatzsteuervoranmeldung an Ihr Finanzamt übermitteln. Ob Ihr Kunde die Rechnung schon bezahlt hat, ist dabei nicht relevant. Nachteilig an dieser Variante der Versteuerung ist deshalb, dass Sie zeitweilig recht hohe Außenstände haben können.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, wenn Sie bei Ihrem Finanzamt einen Antrag auf die Umstellung auf Ist-Versteuerung stellen. Dies ist dann möglich, wenn Ihr Netto-Jahresumsatz im vorangegangenen Jahr nicht die Summe von 500.000 Euro überstiegen hat oder Sie nicht zur Bilanzierung verpflichtet sind. Der Vorteil der Ist-Versteuerung ist, dass Sie die Umsatzsteuer an das Finanzamt erst dann bezahlen müssen, wenn auch Ihr Kunde seine Rechnung bezahlt hat. Sie ist also in der Umsatzsteuervoranmeldung aufzuführen, die in den Zeitraum fällt, in dem Ihr Kunde seine Rechnung begleicht.

So reichen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung ein

Grundsätzlich sollten Sie die Umsatzsteuervoranmeldung in elektronischer Form an das für Sie zuständige Finanzamt übermitteln. Dafür greifen Sie in aller Regel auf das Programm ELSTER zurück, das von den deutschen Steuerverwaltungen der Länder und des Bundes zur Abwicklung von Steuererklärungen und Steueranmeldungen über das Internet entwickelt wurde. Der Begriff ELSTER steht für „elektronische Steuererklärung“. Zugriff auf die Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER erhalten Sie über die Homepage www.elster.de, wo Sie sich registrieren und das Programm herunterladen können.

Alternativ können Sie ELSTER auch ohne Download und Installation nutzen, wenn Sie sich direkt im Online-Portal von ELSTER registrieren und die Umsatzsteuervoranmeldung dort ausfüllen und abschicken.

Schließlich können Sie die Umsatzsteuervoranmeldung auch in schriftlicher Form einreichen, wenn Sie dafür einen Härtefallantrag stellen. Dies ist möglich, wenn die elektronische Datenübermittlung für Sie wirtschaftlich oder persönlich nicht zumutbar ist. Laut der aktuellen Gesetzeslage ist dies dann der Fall, wenn Sie nicht die erforderliche technische Ausstattung, also einen PC oder Laptop, besitzen und eine Anschaffung mit einem erheblichen finanziellen Aufwand verbunden wäre.

Darüber hinaus können Sie einen Härtefallantrag stellen, wenn Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten nicht ausreichen, um Ihre Unterlagen elektronisch zu ermitteln. Da Unternehmen in Zeiten der Digitalisierung in aller Regel mit Computern und Laptops arbeiten und dementsprechend die erforderlichen technischen Kenntnisse und Voraussetzungen vorhanden sind, ist davon auszugehen, dass nur noch selten Härtefallanträge gestellt werden.

So registrieren Sie sich für ELSTER

  1. Im Vorfeld sollten Sie zunächst prüfen, ob Ihr System überhaupt die Voraussetzungen erfüllt, damit Sie das Programm nutzen können.
  2. Sind die Systemvoraussetzungen erfüllt, geben Sie im Registrierungsbereich Ihre persönlichen Daten ein. Dann heißt es, ein wenig Geduld zu üben, da die Aktivierungsdaten für Ihren Zugang aus Sicherheitsgründen getrennt per E-Mail und postalisch verschickt werden. Die Zustellung an die bei Ihrem Finanzamt bekannte Adresse kann einige Tage in Anspruch nehmen.
  3. Haben Sie schließlich Ihre Aktivierungsdaten erhalten, folgen Sie dem angegebenen Link in der E-Mail, die Sie bei Ihrer Registrierung erhalten haben. Dort können Sie Ihren Zugang mit Ihren Daten aktivieren und erhalten das Zertifikat, das für die Nutzung von ELSTER notwendig ist.
  4. Suchen Sie das entsprechende Formular für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung heraus, füllen Sie es aus und verschicken sie an Ihr Finanzamt.

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