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Verjährung von Rechnungen

Autor: FinanceScout24 - Zuletzt aktualisiert am 09.08.2016

Vergessen Unternehmen, ihre Dienste in Rechnung zu stellen, ist die Freude auf Seiten des Kunden meist groß – sofern er den Fehler überhaupt bemerkt. Eine deutlich verspätete Zahlungsaufforderung kann dagegen überaus ärgerlich sein. Allerdings ist sie meist auch zulässig, denn die Verjährung von Rechnungen tritt erst nach mehreren Jahren ein.

Kurz zusammengefasst:Das Wichtigste für Sie im Überblick

  • Gerichtliche Geltendmachung
    Um die Verjährungsfrist von drei Kalenderjahren zum Ende eines Jahres zu hemmen, können Sie Ihren Anspruch gerichtlich geltend machen.
  • Falschen Rechnungen widersprechen
    Auch unberechtigten oder inhaltlich falschen Rechnungen müssen Sie widersprechen.
  • Inkassokosten unzulässig
    Viele Positionen, die Inkassounternehmen Ihnen berechnen, sind nach dem Grundsatz der „Schadenminderungspflicht“ rechtlich nicht gestattet.

Industrie- und Handelskammern verdeutlichen in regelmäßigen Abständen, wie groß das Defizit vieler Unternehmer in Bezug auf Buchhaltung und Forderungsmanagement ausfällt. Nicht nur Existenzgründer, sondern auch Ein-Personen-Gesellschaften oder Handwerksbetriebe fokussieren sich zu stark auf das Kerngeschäft. Dabei ist das Ausfallrisiko hoch, selbst einzelne ausgefallene Rechnungen können zur Insolvenz des Unternehmens führen. Und Rechnungen verjähren, sie können nicht unbegrenzt geltend gemacht werden.

Bedingungen zur Verjährung

Im Folgenden finden Sie eine nicht abschließende Auflistung von Verjährungsfristen, wie sie im Alltag häufig vorkommen.

ForderungVerjährung
Darlehensvertrag 3 Jahre auf Zahlung, 3 Jahre auf Rückzahlung
Gesellschaftsvertrag nach §§ 705 ff. BGB 3 Jahre auf daraus abgeleitete Ansprüche
Handelsvertretervertrag 3 Jahre auf den Provisionsanspruch
Kaufvertrag 3 Jahre auf den Kaufpreis, 2 Jahre auf Mängelansprüche seitens des Kunden (Sonderregelungen bei Bauwerken)
Pachtvertrag 3 Jahre auf Mietzins, 6 Monate nach Rückgabe der Mietsache aufgrund von Ersatzansprüchen (Verschlechterung der Mietsache)

Grundsätzlich gibt das BGB vor, was unter welchen Umständen und in welchem Zeitraum verjährt. Verjährung bedeutet, dass Sie keine Möglichkeit mehr haben, Ihren Anspruch möglicherweise gerichtlich oder anderweitig durchzusetzen. Und zwar unabhängig davon, ob Sie diesen Anspruch selbst begründet haben oder ihn praktisch als Forderung selbst bei einer Betriebsübernahme erhalten haben.

In § 194 ff. BGB steht, dass die Regelverjährung drei Jahre beträgt. Zuvor betrug sie 30 Jahre, was auch heute noch eine Relevanz für ältere Forderungen hat. Die dreijährige Regelverjährung gilt in jedem Fall für alle Forderungen, die seit dem 01. Januar 2002 entstanden sind. Durch diese Schuldrechtsreform wurden zwar allgemeine Verjährungsfristen gesetzt, dennoch gibt es für eine Reihe anderer Fälle auch abweichende Fristen. Das betrifft beispielsweise Mängelansprüche bei Bauwerken, für die entsprechenden Werkverträge oder die gewerblichen Transportverträge.

Die Verjährung beginnt grundsätzlich mit Ende des Jahres, in welchem der Anspruch beziehungsweise die Forderung entstanden ist. Der Gläubiger muss Kenntnis von den Umständen erlangen, wie diese Forderung zustande gekommen ist. Es muss also klar belegt werden können, dass Sie eine Forderung begründet haben und der Schuldner davon Kenntnis hatte.

Der Fristbeginn zu Anfang des Jahres ist aber nur eine Art Ultima Ratio, wenn beispielsweise nicht genau nachgewiesen werden kann, wann die Rechnung tatsächlich zugestellt wurde. Denn § 199 Abs. 1 Nr. 1 BGB sagt klar und deutlich, dass bereits zum Zeitpunkt des Entstehens des Anspruchs die regelmäßige, dreijährige Verjährungsfrist zu laufen beginnt. Eine Forderung muss aber nicht nur entstanden, sondern außerdem fällig sein.

Tipp:Berücksichtigen Sie stets noch nicht verjährte Rechnungen

Kalkulieren Sie stets damit, dass auch Rechnungen fällig gestellt werden, die noch nicht eingefordert wurden. Sie müssen immer damit rechnen, dass auch nach Jahren noch nicht verjährte Forderungen eingetrieben werden.

Bedeutung der Regelverjährung

Die Verjährung einer Rechnung ist ein nicht unwesentliches Risiko für Sie als Unternehmer. Denn dabei bleiben nicht allein die Arbeitsleistung und der administrative Aufwand unbezahlt, zudem können hohe Folgekosten durch Rechtstreitigkeiten entstehen. Rechtstreitigkeiten, in denen es erst einmal darum geht, die Forderung selbst und ihre Höhe zu bestimmen.

Deshalb ist es so wichtig, dass Sie am Ansatz ansetzen und rechtssichere Rechnungen verfassen. Die Industrie- und Handelskammern haben hierzu jeweils Informationen auf ihren Webseiten, die alle Anforderungen aus dem UStG und einschlägigen Gesetzen auflisten und erläutern.

Für Sie relevant ist vor allem die regelmäßige Verjährungsfrist, auch Regelverjährung genannt. Wie oben bereits erläutert, beginnt diese Frist spätestens mit dem Ende des Jahres, in welchem Sie Ihre Forderung begründet haben.

Das heißt im Umkehrschluss, dass jeder Jahreswechsel für Sie auch unmittelbare Bedeutung hat. Denn daran entscheidet sich, ob Ihr Anspruch verjährt und Sie diesen nicht mehr durchsetzen können. Oder ob es Möglichkeiten gibt, die Verjährung zu hemmen. Damit zögern Sie die Verjährung hinaus, wobei dafür klare Regeln einzuhalten sind. Dazu erfahren Sie im folgenden Abschnitt mehr.

Auch wenn es seit 2002 die Schuldrechtsreform gibt und damit die dreijährige Regelverjährung, so existieren weiterhin bestimmte Höchstfristen. Sie können zehn oder 30 Jahre betragen und greifen beispielsweise dann, wenn die Kenntnis über eine Forderung nicht eindeutig nachgewiesen werden kann oder die Umstände des Anspruchs zweifelhaft sind. Es soll damit so etwas wie ein „Rechtsfrieden“ hergestellt werden. Also eine absolute Frist, nach der selbst begründete Ansprüche nicht mehr einklagbar sind. Die Verjährungsfrist beginnt in diesen Fällen jedoch nicht mit dem Ende des Jahres, in welchem der Anspruch begründet wurde. Die Ultima Ratio hat hier also keine Bedeutung. Stattdessen beginnt und endet der Verjährungsanspruch auf den Tag genau.

Wie kann ich mich richtig verhalten?

Die Verjährungsfristen von Rechnungen ergeben sich aus der obigen Tabelle und den dazugehörigen Erläuterungen. Trotz allem kann es Fälle geben, in denen die Verjährung von Rechnungen dennoch nicht einwandfrei benannt werden kann. Das liegt zum einen daran, dass die Verjährung ab Rechnungstellung nicht automatisch eintritt. Hierfür gelten die Grundsätze der Regelverjährung.

Zum anderen liegt es daran, dass Fälligkeitstermine nicht eindeutig benannt werden. Denn ohne dass Rechnungen fällig gestellt werden, Sie also einen Anspruch tatsächlich durchsetzen können, gibt es auch keine eindeutigen Verjährungsfristen. Als Unternehmer genießen Sie Vertragsfreiheit, Sie können also beispielsweise erleichternde oder erschwerende Verjährungsfristen mit Ihren Kunden vereinbaren. Haftung für Vorsatz können Sie jedoch ausschließen, Sie dürfen sich also nicht an diese Vereinbarung richten, wenn Sie vorsätzlich handeln und damit eine Forderung begründen.

Damit Sie Ihre Forderungen eintreiben können, gibt es das Mittel der Hemmung. Nach § 209 BGB führt die Hemmung dazu, dass die Verjährungsfrist angehalten wird. Allerdings nur so lange, wie dieser Umstand auch gegeben ist. Sobald dieser Umstand wegfällt, läuft die Verjährungsfrist nach bekanntem Muster weiter.

Gründe für eine Hemmung sind beispielsweise die Rechtsverfolgung, wenn es also darum geht, die Forderung überhaupt gerichtsfest zu benennen. Darunter wird vor allem die Klageerhebung gefasst, aber auch die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt die Verjährungsfrist. Die Rede ist von einem gerichtlichen Mahnbescheid, nicht von einem anwaltlichen Schreiben oder einer anderen Mahnung. Das Gericht dokumentiert die Zustellung, zudem ist dieser Weg kostengünstig und effektiv.

Achtung:Kosten beim Erlass von Mahnbescheiden

Das Mahngericht stellt Ihnen für den „Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides“ eine Kostennote in Rechnung, die sich nach der Höhe der Forderung richtet. Sie müssen diese Rechnung vorstrecken und in jedem Fall begleichen, unabhängig vom Ausgang des Verfahrens.

Der Schuldner bekommt diese Kosten aber zugleich aufgeschlagen und ist verpflichtet zu zahlen, sofern der Anspruch gerechtfertigt ist. Solange die Mahngebühren nicht gezahlt wurden, können Sie außerdem keinen „Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheides“ stellen.

So können Sie die Verjährungsfrist hemmen

Fernab der üblichen Mittel gibt es Wege, die Verjährungsfrist effektiv zu hemmen. Das bedeutet, dass in diesem Fall die Verjährungsfrist gestoppt wird und Sie die Möglichkeit haben, die Forderung dennoch durchzusetzen. Die allgemeine Verjährungsfrist von Rechnungen beträgt drei Jahre, beginnend mit dem Ende des Jahres in welchem die Rechnung fällig wurde. Die Verjährungsfrist ab Rechnungslegung gibt es also nicht, es kommt immer auf die Fälligkeit der Forderung an. Das effektivste und direkteste Mittel, die Verjährung von Rechnungen zu hemmen, ist es die Forderung gerichtlich geltend zu machen.

Diese gerichtliche Geltendmachung heißt nicht unmittelbar, dass Sie Klage erheben müssen. Bereits mit der Zustellung eines gerichtlichen Mahnbescheides beginnt die Hemmung. Einen gerichtlichen Mahnbescheid können Sie selbständig beim zuständigen Mahngericht beantragen, die Kosten hierfür richten sich nach der Forderungshöhe.

Das zustände Mahngericht ist das Amtsgericht am Wohnort des Schuldners beziehungsweise dem juristischen Sitz des Unternehmens. Doch hierbei müssen Sie beachten, dass die Hemmung nicht unbegrenzt greift. Nach Zustellung des Mahnbescheides haben Sie sechs Monate Zeit, den Vollstreckungsbescheid zu beantragen. Zuvor müssen Sie jedoch die Gerichtskosten als Vorschuss zahlen.

Zeitgleich können Sie bereits beim Mahnbescheid angeben, dass die Sache in das „streitige Verfahren“ übergehen soll. Widerspricht der Schuldner, wird die Akte an das zuständige Amtsgericht weitergeleitet und Sie müssen Ihre Forderung schriftlich begründen. Sofern diesem Vollstreckungsbescheid nicht binnen 14 Tagen nach Zustellung widersprochen wird, und zwar als Einspruch, wird er rechtskräftig. Sie können dann einen Gerichtsvollzieher mit der Vollstreckung Ihrer Forderung beauftragen.

Tipp:Formulierung von Mahnschreiben

Wählen Sie anstelle von verständnisvoll formulierten Mahnschreiben den direkten Weg über den gerichtlichen Mahnbescheid. Nur dieser hemmt die Verjährungsfrist. Die Kosten hierfür werden auf die Gerichtskosten angerechnet, sollte der Schuldner dem Mahnbescheid widersprechen.

Vor dem Amtsgericht können Sie sich grundsätzlich selbst vertreten, in vielen Fällen ist außerdem kein persönliches Erscheinen mehr nötig. Ein Richter entscheidet dann anhand der Aktenlage und führt das schriftliche Verfahren.

Gegen unzulässige Forderungen vorgehen

Aus der Erfahrung wissen Sie, dass längst nicht jede Rechnung korrekt und jede Forderung ihre Berechtigung hat. Dennoch gelten auch für derart falsche Rechnungen die grundlegenden Verjährungsfristen, hier also die dreijährige Regelverjährung. Die Verjährung der Telefonrechnung läuft nach diesem Muster, ebenso die Verjährungsfrist bei der Arztrechnung.

Es gibt hier also keine Sonderregelungen für bestimmte Einrichtungen des öffentlichen Lebens. Gibt es hier inhaltlich etwas zu beanstanden oder liegen Buchungsfehler vor, können Sie sich leicht dagegen wehren.

Grundsätzlich sollten Sie die Rechnung zunächst inhaltlich prüfen. Stimmen die Leistungsbestandteile? Ist der Rechnungsversender identisch mit dem Forderungseigentümer? Ähnlich wie bei der Nebenkostenabrechnung für Mietwohnungen, führen auch hier inhaltliche Fehler zur Nichtigkeit der Rechnung. Allein aus diesem Grund könnte die Rechnung also unberechtigt sein.

Handelt es sich um offensichtlichen Betrug, ändert das nichts daran, dass Sie auch diesem Vorgehen entgegentreten müssen. Widersprechen Sie der Forderung schriftlich, beziehen Sie sich bei Möglichkeit auf einen vorherigen Widerruf oder einen Rücktritt. So etwas kann bei Telekommunikationsunternehmen vorkommen, wenn Sie beispielsweise umgezogen sind und die Firma Ihr Sonderkündigungsrecht nicht anerkennt.

Ist hingegen nicht eindeutig geklärt, dass die Forderung besteht und dass Sie diese in dieser Höhe zu zahlen haben, sollten Sie alles unter Vorbehalt stellen. Zahlen Sie die Forderung und vermerken im Verwendungszweck „unter Vorbehalt und ohne Präjudiz anheim“. „Präjudiz“ bedeutet, dass Sie die Forderung damit nicht anerkennen. Anderenfalls würde die Zahlung gleichbedeutend mit einem Anerkenntnis stehen. Es kann jedoch sein, dass die Firma es auf den Rechtsstreit ankommen lässt. Im Zweifelsfall müssen Sie dann klagen, um Ihr gezahltes Geld dennoch wiederzubekommen.

Inkassokosten müssen häufig nicht übernommen werden

Auch in den Fällen, in denen Sie sich eindeutig in Zahlungsverzug befinden, sind Sie nicht schutzlos. Viele Firmen wählen den Weg über Inkassobüros, sie beauftragen diese Unternehmen damit, ihre Forderungen einzutreiben und durchzusetzen. In der Rechtsprechung gibt es viele Urteile zum Thema „Inkassobüros“, einige Punkte wurden höchstrichterlich entschieden. Das betrifft „Gebühren“ und andere Kostenbestandteile, die Inkassobüros auf die Hauptforderung aufschlagen. Zwar müssen Sie Kosten erstatten, die durch einen Verzug entstanden sind.

In jedem Fall sollten Sie jeden Punkt hinterfragen und notfalls widersprechen. Sofern Sie Zahlungen leisten, sollten Sie stets auf die Hauptforderung leisten. Allerdings hat das Unternehmen auch eine „Schadenminderungspflicht“ Ihnen gegenüber. Es darf also nicht standardisiert und grundsätzlich die Wege gehen, die für Sie mit hohen Kosten verbunden sind. Lassen Sie das Schreiben im Zweifel von einer Beratungsstelle der Verbraucherzentralen prüfen. Diese haben auch Muster-Formulare für einen Widerspruch.

Tipp:Das richtige Verhalten bei unzulässigen Forderungen

Während verspätete Rechnungen durchaus zulässig sind, sind es die Inkassogebühren, die häufig zusätzlich gefordert werden, meist nicht. Diese sind nur dann berechtigt, wenn sich der Kunde aus eigenem Verschulden im Zahlungsrückstand befindet.

Manche Unternehmen schicken außerdem auch nach der Verjährungsfrist noch Rechnungen. Grundsätzlich gilt: Kunden sind nicht für die Fehler von Unternehmen verantwortlich, es besteht keine Pflicht, die Rechnungen zu kontrollieren.

Ratschläge zur Vermeidung von Verjährung

Ich bin mir unsicher, wann meine Forderung verjährt. Was kann ich tun?

Die einfachste und günstigste Methode ist es, den Anspruch gerichtlich geltend zu machen. Hierbei müssen Sie nicht zwangsläufig klagen, es genügt auch ein gerichtlicher Mahnbescheid. Diesen können Sie online über das zentrale Mahnportal aller deutschen Mahngerichte beantragen. Zuständig ist das Mahngericht am Wohnort des Schuldners beziehungsweise dem juristischen Sitz der Schuldnerin. Da durch die Regelverjährung viele Ansprüche mit dem Jahreswechsel verjähren, sollten Sie spätestens Anfang Dezember alle offenen Forderungen durchgehen. Entscheidend ist nämlich nicht der Eingang Ihres Antrages, sondern allein die dokumentierte Zustellung des Mahnbescheides.

Gilt für meine Gasrechnung dieselbe Verjährung wie bei anderen Rechnungen?

Ja, die Gasrechnung ist nichts anderes als eine gewöhnliche Forderung und unterliegt keinen besonderen Verjährungsfristen. Das bedeutet, dass das Gasunternehmen alte Forderungen nach der Regelverjährung eintreiben muss. Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass Sie zu hohe Abrechnungen aus den Vorjahren innerhalb derselben Fristen geltend machen müssen.

Ich habe Schadenersatzansprüche gelten gemacht. Gelten Sonderregeln?

Das Schadenersatzrecht regelt nicht eindeutig, welche speziellen Verjährungsfristen es gibt. Es gilt also auch hier der allgemeine Grundsatz, dass Schadenersatzansprüche binnen drei Jahren nach Eintritt der Verjährungsfrist verjähren. Allerdings wird der Beginn dieser Frist nicht nach der Forderung festgelegt, sondern nach dem Grundsatz der Schadenseinheit. Um den Verursacher für Folgeschäden haftbar zu machen, müssen Sie diesem grundsätzlich die Schuld nachweisen. Das geht nur über ein entsprechendes Feststellungsurteil, innerhalb der üblichen Verjährungsfrist.

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