Die Kilometerpauschale kann jeder Arbeitnehmer oder Selbständige für Dienstreisen bei der Steuer geltend machen. Dabei handelt es sich um die Kosten für beruflich veranlasste Fahrten, die mit einer sogenannten „Auswärtstätigkeit“ zu tun haben.
Die Kilometerpauschale beträgt 30 Cent pro Kilometer für den Arbeitsweg. Das Finanzamt berechnet für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte pro Arbeitstag jeden Kilometer der einfachen Wegstrecke als Fahrtkosten pauschal mit 30 Cent. Fernpendler können zudem seit 2021 etwas mehr pro Kilometer absetzen.
Grundsätze der Kilometerpauschale
Die Kilometerpauschale darf nur für Fahrten mit einem motorisierten Fahrzeug in Anspruch genommen werden. Seit 2014 gibt es keine Kilometerpauschale bei Reisekosten mehr, wenn Sie das Fahrrad nutzen. Ebenso können Sie die Pauschale seither nicht mehr um die Kosten für Mitfahrer erweitern. Wie hoch Ihre Kilometerpauschale ausfällt, hängt von Ihrem verwendeten Fahrzeug ab:
| Fahrzeug | Kilometerpauschale (Euro/Kilometer) |
|---|---|
| Pkw | 0,30 Euro |
| Jedes andere motorbetriebene Fahrzeug | 0,20 Euro |
Beispiel:
Ihr Chef bittet Sie, eine Dienstreise zu machen. Hierfür nehmen Sie Ihren eigenen PKW. Der Zielort ist 400 Kilometer von Ihrem Zuhause entfernt. Nun können Sie die Strecke für die Hin- und Rückfahrt mit 30 Cent multiplizieren. Demnach können Sie 800 x 0,30 Euro bei der Steuer geltend machen. Das wären in diesem Fall 240 Euro.
Nehmen Sie für die gleiche Reise Ihr Motorrad, wären nur 160 Euro absetzbar.
Die Kilometerpauschale bei Reisekosten kann durch das Bundesfinanzministerium im Zuge von Änderungen des Reisekostengesetzes angepasst werden. Die letzte Reform erfolgte zum 1. Januar 2014.
Gut zu wissen:
Die Reisekostenpauschale kann auch für die Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber genutzt werden. In diesem Fall bekommen Sie die Kosten für Ihre Dienstreise direkt vom Arbeitgeber zurück und müssen diese dann nicht mehr steuerlich geltend machen.
Nicht zu verwechseln mit der Entfernungspauschale
Die Kilometerpauschale ist nicht zu verwechseln mit der Entfernungspauschale, die auch „Pendlerpauschale“ genannt wird. Im Gegensatz zur Kilometerpauschale dürfen bei der Pendlerpauschale nur einfache Strecken zum Arbeitsplatz steuerlich geltend gemacht werden.
Darüber hinaus ist die Entfernungspauschale nicht an motorisierte Fahrzeuge gebunden. Es geht lediglich um die nächste Entfernung von Zuhause zum Arbeitsplatz. Welches Fortbewegungsmittel Sie dafür verwenden, ist für die Berechnung der Pauschale unerheblich.
Während die Kilometerpauschale bei der Reisekostenabrechnung verschiedene Ziele haben kann und jeweils individuell für die Reise berechnet wird, ist die Entfernungspauschale in der Regel auf eine Arbeitsstelle festgelegt. Für die steuerliche Anrechnung ist es wichtig, dass die Arbeitsstätte genau definiert wird, um Entfernungspauschale und Kilometerpauschale klar voneinander zu trennen.
Im Einkommensteuergesetz (EStG) wird die Kilometerpauschale für Reisekosten in § 9 unter den Werbungskosten in Absatz 4a aufgeführt. Die Pendlerpauschale wird in § 9 Abs. 4 EStG definiert.
Wichtig:
Die Kilometerpauschale bei Dienstreisen darf nicht angesetzt werden, wenn das Flugzeug, die Bahn oder Schiffe genutzt werden. Hier empfiehlt es sich, die Reisekosten einzeln aufgelistet als Werbekosten abzusetzen.
Steuerliche Erfassung
Bei der Steuererklärung ist die Kilometerpauschale nicht zu verwechseln mit der Entfernungspauschale, die Sie für tägliche Fahrten von Zuhause zur Arbeit ansetzen dürfen. Beide Pauschalen werden in Anlage N der Steuererklärung als Werbungskosten eingetragen. Die Spalten für die Reisekosten finden Sie dort in Zeile 49 bis 57.
Ihre gefahrenen Kilometer müssen Sie am besten mit einem Fahrtenbuch nachweisen. Die berechnete Kilometerpauschale ist dann bereits ein Bruttobetrag, der auch für Selbständige gilt.
Vor- und Nachteile der Kilometerpauschale bei Reisekosten
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
|
|
Wichtig:
Heben Sie bei Dienstfahrten und -reisen immer alle damit verbundenen Belege auf. So können Sie am Ende des Jahres entscheiden, ob die Kilometerpauschale oder der individuelle Kilometer-Kostensatz für Sie günstiger ist.
Alternativen zur Kilometerpauschale
Die Kilometerpauschale ist nicht zwingend vorgeschrieben, wenn es um das Absetzen von beruflich entstandenen Reisekosten geht. Dies gilt vor allem für Selbständige oder Unternehmer. Sie können die Reisekosten auch als Werbungskosten individuell pro Reise zusammenstellen. Die beruflich bedingten Fahrten werden in diesem Fall in einem Fahrtenbuch genau festgehalten. Anschließend werden die tatsächlich aufgelaufenen Kosten exakt mit der nächsten Steuererklärung eingereicht.
Die detaillierte Auflistung der Werbungskosten für Dienstreisen lohnt sich vor allem dann, wenn das verwendete Fahrzeug hohe Unterhaltskosten verursacht und auch beim Kauf sowie beim Kraftstoffverbrauch teuer ist.
In diesem Fall wird ein individueller Kilometersatz angesetzt. Dieser berechnet sich aus allen Kosten, die für den Unterhalt des Fahrzeugs anfallen. Einberechnet werden neben der Abschreibung auch die Kosten für Reparaturen, Versicherung oder Garagenmiete, aber auch die Kosten für die Kfz-Versicherung.
Diese Nebenkosten werden addiert und durch die Zahl der jährlich gefahrenen Kilometer dividiert. Daraus ergibt sich der Kilometersatz, der dann wiederum mit den dienstlich gefahrenen Kilometern multipliziert wird.
Ein Praxisbeispiel
Ihr PKW kostet pro Jahr:
| Abschreibung | 6.000 Euro |
| KFZ-Steuer | 450 Euro |
| KFZ- und Kaskoversicherungen | 700 Euro |
| Garagenmiete | 800 Euro |
| Wartung und Reparatur | 1.000 Euro |
| Kosten für Benzin | 2.800 Euro |
| Kosten für Darlehenszinsen der Autofinanzierung | 300 Euro |
| Gesamtkosten pro Jahr | 12.050 Euro |
Im gleichen Jahr sind Sie 40.000 Kilometer gefahren. Sie teilen also die Gesamtkosten durch die gefahrenen Kilometer: 12.050 Euro / 40.000 Kilometer = 0,30125 Euro/Kilometer = individueller Kilometersatz
Tatsächlich haben Sie für Dienstfahrten mit Ihrem Auto 20.000 Kilometer zurückgelegt. Also: 20.000 Kilometer * 0,30125 Euro/Kilometer = 6.025 Euro.
Diese Summe können Sie nun in der Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen.
Gilt die Kilometerpauschale nur, wenn ich mein privates Auto für berufliche Zwecke verwende?
Die Kilometerpauschale bei Dienstreisen kann nur für Fahrten im eigenen, motorisierten Fahrzeug angesetzt werden. Das kann ein PKW, ein Transporter, ein Mofa, ein Moped, ein Roller oder ein Motorrad sein. Seit 2014 dürfen Dienstreisen mit dem Fahrrad nicht mehr über die Kilometerpauschale steuerlich geltend gemacht werden. Kennzeichenpflichtige Pedelecs dürften eine Ausnahme sein, weil sie als KFZ und nicht mehr als Fahrrad gelten.
Wenn Sie Ihren Dienstwagen für die Dienstreise nutzen, können Sie die Kilometerpauschale ebenfalls nicht anwenden. Denn der Fiskus sieht es bereits als Vorteil für Sie, dass alle Neben- und Zusatzkosten des Fahrzeugs bereits vom Arbeitgeber getragen werden.
Gibt es eine Unter- oder Obergrenze für den Weg, der zurückgelegt werden muss?
Theoretisch gibt es keine Ober- oder Untergrenze für die Wegstrecke. Es darf sich bei dem Ziel jedoch nicht um die tägliche Arbeitsstätte handeln, da sonst nur die Entfernungspauschale angesetzt werden darf.
