Das Fahrtenbuch: Fahrten auflisten, Steuern sparen

Autor: FinanceScout24 - Zuletzt aktualisiert am 02.12.2016

Mit einem Fahrtenbuch wird die Nutzung eines Fahrzeugs detailliert dokumentiert. Die Dokumentation kann für die Steuererklärung genutzt werden, um private von geschäftlichen Fahrten deutlich zu trennen. In vielen Fällen bringt es steuerliche Vorteile, wenn ein Fahrtenbuch geführt wird.

Das Führen eines Fahrtenbuchs kann von einer Behörde nach Paragraph 31 a der Straßenverkehrszulassungsverordnung (StVZO) angeordnet werden. Die Anwendung dieses Paragraphen erfolgt dann, wenn ein Fahrer nach einem gravierenden Verkehrsverstoß nicht ermittelt werden konnte.

Der Halter des Fahrzeugs ist anschließend dazu angehalten, vor jeder Fahrt mit seinem Fahrzeug Name und Anschrift des Fahrers sowie das Kennzeichen und das Datum einzutragen. Nach dem Ende der Fahrt muss diese durch eine Unterschrift bestätigt werden.

Damit unterscheidet sich das Fahrtenbuch nach Paragraph 31 a der StVZO vom Fahrtenbuch, das von Finanzämtern gefordert wird.

Bei Zuwiderhandlungen sind Geldbußen von bis zu 100 Euro möglich, wenn der Halter einen Fahrer sowie die Fahrt nicht ordnungsgemäß in das Buch einträgt.

Checkliste:Das muss im Fahrtenbuch stehen

  • Amtliches Kennzeichen
    Durch die Angabe des Kfz-Kennzeichens lässt sich Ihr Fahrtenbuch genau einem Fahrzeug zuordnen.
  • Kilometerstand
    Hiermit wird die jährliche Fahrleistung des Fahrzeugs gemeint. Sie müssen also den Kilometerstand vom 1.1. des Jahres um 0.00 Uhr eintragen und vom Kilometerstand am 31.12. um 24.00 Uhr abziehen.
    Ein Beispiel: Beträgt Ihr Kilometerstand am Anfang des Jahres 32.000 Kilometer und am Ende des Jahres 45.000 Kilometer, beträgt Ihre jährliche Fahrleistung 13.000 Kilometer. Diese Zahl wird für die steuerlichen Berechnungen benötigt.
  • Art der Fahrt
    Steuerlich werden die einzelnen Fahrten mit dem Auto unterschiedlich behandelt. Deshalb müssen Sie folgende Fahrten gesondert aufführen: betriebliche Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsort, Privatfahrten, Fahrten in Bezug zu anderen Einkünften sowie Fahrten bei doppelter Haushaltsführung.
  • Ausführungen zu einzelnen Fahrten
    Die steuerliche Berücksichtigung der einzelnen Fahrten erfordert, dass diese näher präzisiert werden. Bei Privatfahrten benötigen Sie in der Regel nur An- und Abfahrt, Fahrtziel sowie zurückgelegte Kilometer.
  • Betriebliche Fahrten
    Die Angaben bei betrieblichen Fahrten müssen sehr detailliert aufgeführt werden.
    Folgende Angaben werden vom Fiskus verlangt
    • Datum: Wann sind Sie gefahren?
    • Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt: So kann die Fahrstrecke nachvollzogen werden.
    • Startort und Ziel: Wo hat die Fahrt begonnen und wo hat sie geendet?
    • Reiseroute: Hier müssen Sie angeben, welchen Weg Sie gewählt haben. Damit soll eine unnötige Verlängerung der Fahrtstrecke vermieden werden.
    • Reisezweck: Das Finanzamt möchte hier wissen, warum Sie die Fahrt unternommen haben.
    • Kunde oder Geschäftspartner: Bei größeren Unternehmen ist es wichtig, den Ansprechpartner mit vollem Namen anzugeben, um Ungereimtheiten zu vermeiden.

Das Fahrtenbuch im Steuerwesen

Mit Hilfe eines Fahrtenbuchs können Steuerzahler die private Nutzung von der gewerblichen oder geschäftlichen Nutzung eines Fahrzeugs deutlich trennen.

Das Verwenden eines Fahrtenbuchs zu steuerlichen Zwecken ist in Paragraph 6, Absatz 1, Nr.4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt.

Voraussetzung für die steuerliche Berücksichtigung des Fahrtenbuchs ist, dass das Buch ordnungsgemäß und lückenlos geführt wird.

Keine Pflicht, aber steuerliche Vorteile möglich

Steuerzahler sind nicht dazu verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen. Selbständige können zum Beispiel die sogenannte „Ein-Prozent-Regelung“ in Anspruch nehmen. Allerdings müssen sie ihr Fahrzeug glaubhaft mehr als 50 Prozent betrieblich nutzen. Bei einer überwiegend betrieblichen Nutzung wird das Fahrzeug steuerlich dem Betriebsvermögen hinzugerechnet.

Lohnenswert ist das Führen eines Fahrtenbuchs für Selbständige, um die private Nutzung des Fahrzeugs lückenlos zu dokumentieren. Auf diese Weise können Sie die tatsächlichen Betriebskosten detailgenau geltend machen.

Wenn die steuerliche Abrechnung zwischen privater und betrieblicher Nutzung eines Fahrzeugs unschlüssig erscheint, kann das Finanzamt eine detaillierte Auflistung aller Fahrten verlangen. In diesem Fall sind alle im Vorteil, die ohnehin ein Fahrtenbuch führen. Deshalb ist das Buch vor allem für Selbständige empfehlenswert. Gleiches gilt für Nutzer von Firmenwagen.

Das Fahrtenbuch richtig führen

Es gibt keine offiziellen Vorlagen oder Vordrucke für Fahrtenbücher. Dennoch verlangt der Fiskus, dass ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wird.

Das Buch muss in Bezug auf Fahrten folgende Fragen schlüssig beantworten können:

  • Wer?
  • Wie?
  • Wann?
  • Warum?

Da es keine offizielle Vorlage gibt, entstehen immer wieder Rechtsstreitigkeiten. Folgende Anforderungen haben sich jedoch herauskristallisiert:

  • Jede Fahrt muss dokumentiert werden. Wichtig ist dabei der Zweck.
  • Abfahrtsort und Zielort müssen im Fahrtenbuch enthalten sein.
  • Die Dokumentation muss zeitgerecht und fortlaufend erfolgen. Das heißt, dass nachträgliche Eintragungen nicht erlaubt sind.
  • Das Fahrtenbuch muss eine geschlossene Form haben. Diese Form ist sowohl in digitaler Version als auch auf Papier möglich.
  • Die Einträge im Fahrtenbuch müssen übersichtlich und deutlich lesbar sein.
  • Abkürzungen für regelmäßige Fahrten oder Ziele sind zulässig.

Alternativen zum Fahrtenbuch aus Papier

Ein Fahrtenbuch muss nicht zwingend in Papierform geführt werden. Im Zuge der technischen Weiterentwicklung gibt es zum Beispiel auch Apps, welche bei der Erstellung eines Fahrtenbuchs helfen können. Die Daten aus einer Fahrtenbuch App wie zum Beispiel von wiso können anschließend direkt in das elektronische wiso Datenbuch importiert werden.

Weitere Möglichkeiten bietet auch die Kopplung von GPS-Daten mit dem Fahrtenbuch. So lassen sich die Wege exakt nachvollziehen und in ein Fahrtenbuch überführen. Die Nutzer müssen dann in einer Datei nur noch Daten zu besuchten Personen oder zum Fahrtzweck eintragen.

Achtung:Keine nachträgliche Veränderung!

Bei allen elektronischen Fahrtenbuchlösungen ist es wichtig, dass sie nicht nachträglich verändert werden können. Nur dann erkennt das Finanzamt elektronische Fahrtenbücher an!

Bei elektronischen Fahrtenbüchern erkennt das Finanzamt teilweise spätere Eintragungen des Anlasses an. Hier darf bis zu einer Woche zwischen Fahrt und Eintragung liegen. Allerdings sollten sich Verbraucher nicht immer auf diese Möglichkeit verlassen.

Ordnungsgemäßes Einreichen

Das Fahrtenbuch wird mit der Steuererklärung wie andere Belege auch beim zuständigen Finanzamt eingereicht. Wenn ein elektronisches Fahrtenbuch geführt wurde, dürfen keine Änderungen möglich sein. Empfehlenswert ist es, die elektronischen Daten auszudrucken und einzureichen.

Wie wird ein Fahrtenbuch überprüft?

Die Finanzämter prüfen Fahrtenbücher regelmäßig im Rahmen von Stichproben. Hierbei werden zum Beispiel weitere eingereichte Belege mit den Angaben im Fahrtenbuch verglichen. Hierzu können Werkstattbelege, Termineintragungen, Tankbelege oder Spesenabrechnungen herangezogen werden. Der Vergleich ist relativ einfach, da auf jeder Rechnung ein Datum sowie eine Uhrzeit aufgeführt sind.

Reicht der Steuerzahler außerdem weitere private Unterlagen mit ein, aus welchen die Zeiträume für Urlaubsfahrten oder Wochenendausflüge hervorgehen, kann das Finanzamt diese Daten ebenfalls zur Plausibilitätsprüfung des Fahrtenbuchs nutzen.

Gut zu wissen:Beispiel für unschlüssige Aufzeichnungen

Im Fahrtenbuch wurde eine Fahrt von Berlin nach München angegeben. In den Buchhaltungsbelegen findet sich jedoch eine Tankquittung vom selben Datum, die in Hamburg ausgestellt wurde. Aufgrund dessen ist das Fahrtenbuch nicht schlüssig.

Konsequenzen bei falscher Fahrtenbuchführung

Wenn das Finanzamt Unstimmigkeiten bei der Führung von Fahrtenbüchern feststellt, kann es den Steuerzahler automatisch in die Ein-Prozent-Regelung überführen. Auf diese Weise können deutliche steuerliche Nachteile entstehen. Das gilt vor allem dann, wenn das Fahrzeug zu großen Teilen privat genutzt wird und es einen hohen Wiederbeschaffungswert hat.

Bei einer bewussten Fahrtenbuchfälschung droht eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung. Fahrtenbücher sollten deshalb immer korrekt und plausibel geführt werden. Für Steuerdelikte dieser Art sind Haftstrafen von bis zu fünf Jahren möglich.

Wenn Sie Ihr Fahrtenbuch verlieren, haben Sie keinen Nachweis für das Finanzamt, der Ihre Fahrten dokumentiert. Somit kann das Finanzamt die Auflistung der Fahrten nicht berücksichtigen. Dies gilt umso mehr, als dass Fahrtenbücher in der Regel nicht nachträglich erstellt werden dürfen.

Achtung:Folgen bei einer Fahrtenbuch-Auflage

Wenn ein Fahrzeughalter das Fahrtenbuch verliert, obwohl die Verkehrsbehörde die Führung auferlegt hat, droht ein Bußgeld.

Fahrtenbuchmethode und Ein-Prozent-Regelung

Der Gesetzgeber sieht neben dem Fahrtenbuch die sogenannte „Ein-Prozent-Regelung“ für die Geltendmachung von Betriebskosten vor. Diese Möglichkeit wird in Paragraph 6, Absatz 1, Nr.4 des EStG festgelegt. Demnach kann die private Nutzung eines Fahrzeugs mit einem geldwerten Vorteil von monatlich einem Prozent des Listenpreises des Fahrzeugs angesetzt werden. Für diese Summe muss eine Einkommensteuer bezahlt werden.

Kostet ein Fahrzeug neu 40.000 Euro, werden zum Beispiel 400 Euro monatlich als geldwerter Vorteil für die private Nutzung versteuert. Die Ein-Prozent-Regelung kommt für Steuerzahler in Frage, die den Aufwand des Fahrtenbuchs scheuen und die ihr Fahrzeug nur sehr selten privat nutzen.

In diesen Fällen ist das Fahrtenbuch meist günstiger als die Anwendung der Ein-Prozent-Regelung:

  • Geringer Anteil privater Fahrten.
  • Hoher Listenpreis inklusive Sonderausstattung: Je höher der Preis des Fahrzeugs, desto höher ist der geldwerte Vorteil, der zu versteuern ist.
  • Wenige Fahrten zur Arbeit.
  • Hohe Rabatte bei der Anschaffung: Wurde das Fahrzeug mit hohen Rabatten gekauft, sind Steuerzahler bei der Ein-Prozent-Regelung im Nachteil, weil hier der Listenpreis angesetzt wird.
  • Der Wagen ist in der Bilanz des Arbeitgebers bereits abgeschrieben.
  • Es handelt sich um einen Gebrauchtwagen.
  • Die jährliche Fahrleistung ist sehr gering.

Entscheidung hängt von individuellen Voraussetzungen ab

Welche Regelung von Steuerzahlern in Anspruch genommen wird, hängt vom tatsächlichen Nutzenvorteil ab. Konkret bedeutet dies: Wie viel Steuern können durch die Nutzung eines Fahrtenbuchs eingespart werden? Ist mir die Einsparung der damit verbundene Aufwand wert?

 

Gut zu wissen:Rechenbeispiel

Mit einem Fahrzeug werden pro Jahr 20.000 Kilometer zurückgelegt. Der Halter nutzt den PKW 15.000 Kilometer jährlich privat. Der Bruttolistenpreis des PKW beträgt 25.000 Euro. Er hat ihn aber für 16.000 Euro gekauft.

Dieser Betrag ist wichtig, weil er für die Berechnung der Abschreibung benötigt wird. Es wird davon ausgegangen, dass die Entfernung zwischen Zuhause und Arbeitsstelle fünf Kilometer beträgt und der Lohnsteuersatz bei 35 Prozent liegt.

Die Gesamtkosten für das Auto (Benzin, Wartung, neue Reifen, Versicherung) belaufen sich auf 4.000 Euro.

In diesem Fall müsste der Verbraucher mit der Ein-Prozent-Regelung Lohnsteuer in Höhe von 1.207 Euro, mit Fahrtenbuch 1.638 Euro bezahlen. In diesem Fall wäre die Ein-Prozent-Regelung günstiger.

Reduziert sich die private Nutzung auf nur 5.000 Kilometer und bleiben alle anderen Parameter gleich, entsteht ein komplett anderes Bild.

Mit der Ein-Prozent-Regelung wären dann immer noch 1.207 Euro Einkommensteuer zu zahlen, mit Fahrtenbuch jedoch nur noch 546 Euro.

Fragen und Antworten

Wie berechne ich die Fahrtwege im Fahrtenbuch?

Die Fahrtwege im Fahrtenbuch werden anhand des Kilometerstands zu Beginn der Fahrt und beim Ende der Fahrt ermittelt. Es werden dabei immer alle Wege einzeln angegeben. Sie können zum Beispiel nicht die Hin- und Rückfahrt zu einem Kunden zusammenzählen. Zwischenstopps zu privaten Zwecken, welche die Route verlängern, müssen von der Fahrtstrecke abgezogen werden.

Was muss ich bei einem Firmenwagen beachten?

Bei Firmenwagen ist grundsätzlich wichtig, ob Sie diesen überhaupt privat nutzen dürfen. Ist dies der Fall, sollten Steuerzahler abwägen, welche Regelung für sie die günstigste ist.

Wie führt man ein Fahrtenbuch bei zwei oder mehreren Gewerben?

In diesem Fall sollten die Fahrten zu den jeweiligen Gewerben im Fahrtenbuch deutlich kenntlich gemacht werden.

Wie kann ich ein Fahrtenbuch rückwirkend ausfüllen und nachreichen?

Grundsätzlich sollten keine Nachträge im Fahrtenbuch erfolgen. Das Finanzamt wird einen Nachtrag oder eine Nachreichung in der Regel nicht akzeptieren.

Wie lange wird ein Fahrtenbuch geführt?

Das Fahrtenbuch muss für das komplette Steuerjahr geführt werden. Ein Wechsel ist nur zum 1. Januar des Folgejahres möglich oder wenn ein anderes Fahrzeug genutzt wird.

Wenn es sich beim Fahrtenbuch um eine Auflage der Verkehrsbehörde handelt, hängt die Dauer der Fahrtenbuchpflicht von der Höhe des zu ahndenden Verstoßes ab.

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